株式会社巴商会 様

さすが10年超えユーザならでは、ムダを省いた機能的な画面から《TOMNET》がスタート。

ログイン画面（全社ポータル＝スタートアップナビ）の冒頭に掲げられているのは、巴商会様の社是『お客様のためになることをする』。そして画面左下には、グループ会社にもすぐ直接リンクできるよう巴グループサイトリンクが配置されている。 中央の列には「ニュース情報サイト」「今日は何の日？」「今日生まれた有名人」が配置され、また右列の「鉄道・飛行機サイト」には「駅すぱあと」や「全日空・日本航空」へのリンクが設けられて交通ルートの検索がしやすくなっており、実務的に非常に使いやすいログイン画面になっている。

千葉係長：もう10年以上使っていますからね。今や日常業務には欠かせないツールです。出社するとまず、この《TOMNET》を起ち上げることから業務がスタートするわけです。

大半の業務はナビビュー（個人ポータル）で完結。「ＳＦＡ」の実践、「基幹システム」との連携、「情報の検索」での工夫など、参考になるノウハウが多い。

個人ポータル（ナビビュー）は、「グループウェア」「ワークフロー」「ＳＦＡ」「基幹システム」「情報の検索」という５つの機能メニューで構成されており、シングルサインオンですぐにつながる。

グループウェアの活用

千葉係長：グループウェアでは、スケジュール予約をよく使いますね。課員のスケジュールを把握したり、打ち合わせを行う際に関連社員のスケジュールを確認して会議の予定を立てたり、といった使い方ですね。個人的には《作業》もよく利用します。 忘れがちなこと、定期的に何かやらなければならないことを登録しています。 営業セクションでは、《伝言メモ》もよく使っているようですよ。営業事務の人が外出中の担当営業に対して"○○さんに電話してください"みたいな伝言を携帯電話に飛ばします。結構ひんぱんにありますね。

ワークフローの活用

ワークフローに関しては、稟議申請のほとんどが《汎用申請ワークフロー》で処理されている。契約書など書類がからむワークフローに関しては紙で回すケースが一部残っているが、大半の申請業務は電子化され、申請カテゴリが10カテゴリ以上あり申請書類も100種類を超えるという。なおパワーエッグのVer2 に搭載された「キーワード検索」により申請書が探しやすくなった、との評価を頂いている。

電子会議室の活用

電子会議室も多用されている。千葉係長の場合だと、Ｅビジネス運営委員会フォーラムやシステム課フォーラムなど、一定のメンバーのみに参加権限が設定された"利用者限定電子会議室"だけでも、複数の会議室に参加している。また、クラブ・サークル活動など会社が公認した部活動の会議室や、「休憩所」などと称する何でもありの"よもやま情報交換所"的な会議室も設けられている。

社内業務連絡は《伝言メモ》やeメールで

社内の日常業務連絡は《伝言メモ》と通常のeメールが利用されている。

堤係長：日常の業務連絡は《伝言メモ》とeメールを活用しています。システム管理者としては《社内メール》を活用し、eメールの負荷（サーバ負荷、アーカイブ負荷）を社外メール・社内メールと分散したいところでしたが、利用者によっては社内メールとeメールが混在すると「利用者が混乱する」と判断し、現在のところ利用を見送っています。

安全を提供することでお客様のためになる───。
それを日常的に実践できるよう同社独自のＳＦＡが運用されている。

同社の 《TOMNET》で注目すべき点は、ＳＦＡの内容が非常に充実していることである。巴商会様は《産業用ガスの専門商社》である。具体的な業務イメージとしては、顧客先でガスの供給を行うビジネスである。それだけに顧客情報の管理、顧客先に設置されたガス容器など各種機器の稼働状況や不具合情報の管理、安全性の徹底追究、安心・安全の提供は同社ビジネスの根幹となる。だから顧客管理の核となるＳＦＡに関してかなり工夫されているのである。 「例えば客先担当の営業マンが、 TOMNET画面の５つの機能ボタンのうち《ＳＦＡ》をクリックすると【業務報告登録】の画面が現れます。そして【業務報告内容】の中から【活動種別】をクリックすると［新規開拓報告書］［新商品報告］［深耕報告］［同業者・メーカー情報］［６業種新規開拓報告］［６業種新商品報告］［６業種深耕報告］［第一報（不具合速報）］［通常業務報告］などが選べ、各項目をクリックするとそれぞれの報告に必要なフォーマット画面が現れる。

ＳＦＡの一環として、アシストメッセージの有効活用により"ヒヤリハット"情報を全社共有。

では、このＳＦＡの中の一項目である"事故・クレーム・ヒヤリハット情報"の全社共有に関して、その流れをざっとご紹介しよう。
前にも述べたが、同社のビジネスの根幹は安心・安全の提供にある。だから本来"事故・クレーム・ヒヤリハット"は、生じてはならない事態である。しかし、現実的には膨大な数のガス容器や機器が顧客先に設置されているわけだから、何らかのトラブルが生じる可能性がある。大切なのは、そうしたトラブルにどう対処してどう改善を行い、それらの情報が全社でどのように共有され、ノウハウとして蓄積・活用されているかである。

顧客先での"事故・クレーム・ヒヤリハット情報"を最初にキャッチするのは営業担当者である。事故や不具合に関する連絡を受けることが多い。「ガス供給の際に用いる容器に不具合があるようだ」とか「ガス漏れがあるようだ」「検知器に不具合があるようだ」といった連絡が顧客から直接担当の営業へ、または"顧客にガスを納入している納入業者"から顧客先での情報として営業担当者に伝えられる。

それから先のアクションは通常次のような流れになる。

①担当営業が［業務報告／第一報（不具合速報）］を上げる。

第一報はすぐに関係者全員のナビビューのアシストメッセージに表示される。関係者とは報告者本人の所属長、担当営業部長、各営業部長、技術部門・開発部門の責任者、ヒヤリハット管理を担当する「環境安全部」の関係者、そして役員である。

この第一報の「事故・クレーム・ヒヤリハット情報」記入欄には、以下のことを具体的に記入する。

• 顧客への影響＝顧客が受けた被害程度や迷惑度を記入
• 発生の経緯＝５Ｗ１Ｈを事実に基づき完結に記入
• 直接原因＝不具合の直接的原因を記入
• 実施した応急処置＝実施した応急処置の内容を記入

そして「説明用として判りやすい写真、系統図、概略図などの資料を添付ファイルに添付すること」が求められる。

「事故・ヒヤリハット」は、本来同社業務においては"絶対にあってはならない"こと。だからトップの社長にまでこの第一報がアシストメッセージで届けられ、即座に関係者全員が情報共有できる体制が構築される。そして関係セクションで改善が図られる。

②第二報（是正報告）／第三報（結果報告）を作成・提出する。

上がって来た第一報は、もちろんそのまま棚上げになることはない。環境安全部が［是正未報告検索］をして第二報（是正報告）、第三報（結果報告）を行うよう指導する。 第一報の不具合速報には、当然その重大性の点でレベル差がある。「気づきを促すもの」や「事故につながる可能性があるもの」から「実際重大事故を生じたもの」まで様々である。そうした重大性の程度にもよるが、通常は担当営業が第一報を上げたものに所属長が補足的な情報を添えて上げ、それに対して担当部長がコメントを入れたりして、ひとまず「担当営業／所属長／担当部長」のレベルで対応を行う。

③環境安全部により月に１回「安全衛生保安委員会」を開催する。

「第一報‐第三報」以降の動きは環境安全部に委ねられる。
環境安全部では月に１回、全国の営業所の代表者と役員を召集して「安全衛生保安委員会」を開催している。そこでは「第一報‐第三報」のヒヤリハットやその他問題視される課題を議題とし、TOMNET以外での情報共有する場を設けている。この委員会は20年以上に渡って行われており、通算258回の議事録はTOMNET掲示板に掲載され全社員で閲覧することができる。
こうして全社で共有すべき課題に対して真摯に向き合い対策を講じている。

基幹システムとの連携

基幹システムとの連携に際してもアシストメッセージが活用されている。それは主に「未入金報告」で活かされている。基幹の売上管理システムからアドオン開発された売掛債権管理システムに連携し、「○○○営業所で今日時点で幾ら幾らの未入金がありますよ」といった情報が一日に一度（朝）、 システム課から所属長（該当する顧客を担当する営業所の所属長）へアシストメッセージで送信される。それを見た所属長から担当営業に対応指示が出されるのだ。

「予算・実績対比グラフ」なども基幹システムの「売上管理システム」「予算管理システム」と連携して日々更新され 、同じ営業所の所員は同じグラフを閲覧できるようTOMNETの画面に表示されている。 詳細が必要な場合は、基幹システムで確認する流れとなる。

千葉係長：予算への達成率を示す［売上予実績］なども月に１回、基幹システムのデータを取り込み部署単位に出力します。財務会計、契約管理、容器管理、売掛債権、在庫確認、予算管理、勤休管理など、基幹シス テムとTOMNET の連携は多岐に渡りますね。

まさに、TOMNET をポータルとして活用している社員にとっては不可欠のビジネスツールとなっているようだ。

ユーザの使いやすさ、慣れ親しみやすさに配慮した《したいとき検索》とは？

TOMNETの機能メニューバーの右端に《情報の検索》という、あまり見かけないボタンが設けられている。
各種の情報を検索する際に便利に使えるよう［部署サイト］［社内マニュアル］［おすすめＨＰ］［ファイル管理］［ヒヤリハット閲覧］などが設けられている。パワーエッグ標準搭載機能は［ファイル管理］だけで、その他の機能はアドオン開発されたオリジナルである。［ファイル管理］は、前バージョンのパワーエッグでは操作・運用面が難しく一時期閉鎖していた。しかし最近になって、管理部門が文書類を必要な時に更新（改版）し共有したいというニーズが出てきたので、ここ３-４ヶ月テスト的に稼働させている。

［おすすめＨＰ］というのは、前バージョンのパワーエッグの「リンク集」に該当するものである。それが新しいバージョンでは省かれたので、敢えて新たに追加したという。自社で使いやすいものにしているので、リンク内容は前のパワーエッグのものとはかなり異なり非常によく利用しているという。

一連の機能の中でユニークなのが《したいとき検索》である。［情報の検索］をクリックし、出てきたメニューから［社内マニュアル］をクリックすると［会社規程集／財務会計編／一般編（仕・売　等）／仕入支払編／したいとき検索］などのメニューが出てくる。

この［したいとき検索］がかなり優れもので便利な機能である。日常業務を進める際に、この業務をやるには「どこの部署に聞いたらよいのか？」「どこのＨＰに行けばその業務について分かるのか？」などについて知りたい時がよくある。そういう時に「担当部署」「キーワード」「したい時分類（シチュエーション別分類）」「業務分類（業務内容別分類）」を記入する。 そうすると該当しそうな部署やＨＰ、マニュアルや資料などが表示され、何か「したい仕事や行動がある時」に、その手順を調べることができスムーズにこなせるわけだ。

たとえば工事売上について調べたい時に「工事売上」とキーワードを入れると、別サーバに保管されている「工事業務マニュアル」「工事社内売上通知書」などのHTMLやWord、Excelのファイルを引っ張り出すことができる。自分のポータルの中に仕事上の家庭教師を収納し必要に応じて呼び出すような感じで、ユーザがTOMNET活用に慣れ親しむことを促す工夫されたシステムである。