導入事例

株式会社リウボウホールディングス 様

リウボウグループ内4社での複数企業間連携に向けPOWER EGGを導入。
掲示板での“電子朝礼”や社内メールを活用して、情報共有・指示伝達を徹底。
電話のやり取りに要した時間を10分の1に削減するなど業務効率化が図られ、今後は汎用申請ワークフローの活用により、リスク管理とスピード経営の実現を目指す!

《リウボウグループ》は1948年設立の琉球貿易商事(株)を由来とする沖縄県有数の企業グループです。デパート、スーパーマーケット、コンビニエンスストアから旅行サービスや化粧品卸しまで、多彩な事業を展開する11企業によって構成されています。

那覇市中心街の『デパートリウボウ』は県内最大の百貨店。(株)リウボウインダストリーが運営しています。
またスーパーマーケット『リウボウストア』は、県内に13店舗および無印良品2店舗を展開し、(株)リウボウストアが運営しています。これら『デパートリウボウ』『リウボウストア』で売られている各種お惣菜も、グループ内の食品メーカーである(株)リウボウフーズで企画・開発・販売されています。
そしてこれらグループ事業会社3社の統括・管理、資金調達、不動産賃貸業などを担当するのが(株)リウボウホールディングスです。

POWER EGG導入についての検討開始は2012年頃から。同時期にリウボウホールディングスの企画本部のメンバーたちによって「基幹システムの入れ替え検討」「POSの見直し」「企画情報システムの検討」などが進められていましたが、そうした課題の1つに『グループウェアの入れ替え』がありました。
そして競合5製品との比較検討を経て2014年5月、上述4社のグループ会社において役員や幹部社員、店舗マネージャーや一般社員を対象に《POWER EGG 2.0 Ver2.6》500ライセンスが一斉導入されました。

導入経緯〜POWER EGG選定理由は
《複数企業間連携ができる》から!

リウボウグループでは2014年3月に基幹システムの入れ替えを行ったが、それは今回の取材にご協力いただいた小橋川常務・山城企画室長・親川企画課長の3氏が以前、リウボウホールディングスの企画本部に所属していた2012年頃から取り組んでいた案件である。
そしてそれと同時期に同じメンバーで、グループウェアの入れ替えに関しても検討が開始され、2014年5月に《POWER EGG 2.0 Ver2.6》導入という結論に至った。

小橋川常務:実は基幹システムとグループウェアは、当初は別々の課題として検討していました。しかし従来のグループウェアがあまりにも使いづらかったんですね。まず会社毎にサーバも別でIDの数にも制限があり、別々のIDが必要でした。私はグループ会社をいくつか兼任していますが、会社毎にIDが異なり、何らかの処理を行う際にいちいちログアウトしてアクセスし直す必要があった。
これじゃ不便ですよね。そこでグループウェアの入れ替えも検討することになりました。

リウボウストア
小橋川常務

グループウェアの入れ替えにあたっては5社の製品が検討対象になったが、その中でPOWER EGGが選ばれた理由は何か?それは《複数企業間連携が図りやすい》点が評価されたようである。

親川企画課長:導入目的の1つであるワークフローが使いやすい、ということも選定ポイントでしたが、やはりIDの数が多くみんなが同じプラットフォーム(POWER EGG)でやり取りできる、すなわちグループ全体の連携がしやすくなるというのが大きな要因でしたね。

リウボウホールディングス
親川企画課長
スタートアップナビ
スタートアップナビ画面は、グループ企業のリウボウインダストリーが運営するデパートリウボウのホームページ・トップ画面と連動しており、グループ間連携を象徴している。

山城企画室長:ウチのような企業グループの場合、複数企業間で連携ができるのは便利ですね。例えばグループ内別会社への人事異動がある時など、組織図上で組織変更を予約して対応が可能、というのは非常に助かりますね。

リウボウストア
山城企画室長

小橋川常務:基幹システム入れ替えを検討する際にいろいろご提案いただいた富士通さんの熱心な協力も大きな要因です。
富士通さんが勧めるもの(POWER EGG)を検討したいね、という機運があったと思いますよ。

グループウェアは順調に稼働

《掲示板》の活用

売上日計データを店舗にフィードバック

も2015年1月の取材時点で導入後約7ヶ月になるが、まずはグループウェアの《掲示板》の活用が順調に始まったようである。
POWER EGGでグループ間連携が図られていることは、その【掲示板一覧】画面を見るとよくわかる。そこには《RS総務掲示板》《RS諸届け》《RI掲示板》《RHD限定掲示板》《RHD掲示板》《規程・規則関連》と6つの掲示板が設けられている。ちなみにRSはリウボウストア、RIはリウボウインダストリー、RHDはリウボウホールディングスの略である。

どの掲示板に載せるかによって伝達先が変わる。
例えば「私はリウボウインダストリー(百貨店)の営業企画担当ですから、主にRI掲示板を使います。これは百貨店の人が見る掲示板です」と営業企画課の照屋氏。

リウボウインダストリー
営業企画課 照屋 氏

《RS総務掲示板》はグループ全体の掲示板として4社の事業会社全部で見ることができる。だからここに掲示する小橋川常務の掲示情報は各事業会社でアクセス権限のある人全員に対して提供されている。
「私が最も重宝して使っているのは掲示板です」と小橋川常務。グループ事業全体を見渡す責任者として小橋川常務は、この《RS総務掲示板》を使って『売上日計表』を掲示して各事業所の業績報告を店舗にフィードバックしている。
デパートリウボウやリウボウストアの売上高、リウボウフーズの売上高などリウボウホールディングス管理下の各事業の売上高と予算管理データを、各事業部門関係担当者に日々発信しているのだ。

例えばリウボウストアの場合は各店舗毎に

  • 《売上》(実績/予算比/前年比/昨差達成率/予算差異)
  • 《客数》(実績/前年比)
といったデータを作成し、「衣料品/住居用品/食品/サービス/外商」などの各売場別の売上管理データも集計している。そしてそれを見るべき立場の人、すなわち幹部社員の個人ポータル(ナビビュー)画面の掲示板には日々、[月次営業成績/商品勘定の詳細/月次営業計画]など小橋川常務が作成する経営管理情報が届くわけである。

小橋川常務:売上日計表は毎日掲示します。そのため各店舗のマネージャーは必ず掲示板を見ます。見ないと昨日の売上がどうなっているのかも把握できない。毎日最新集計が出るのでみんな気にしています。情報管理上の観点から他店舗のデータを見ることはできませんが、自店舗の数字を早く知りたいから、まだ掲示されないのですかと催促されるケースもあります。

親川企画課長:今までのグループウェアでは、いちいち個人を指定しないと発信できませんでした。しかしPOWER EGGはグループ機能があるので例えば部長グループ、店長グループ、営業本部グループ、幹部社員グループなどグループ毎に閲覧権限を設定して、必要資料を有効活用しています。

《掲示板》で"電子朝礼"

毎日『売上日計表』を掲示する。そしてその掲示板を店舗の責任者たちは必ず見る。ならば経営資料以外の情報も一緒に提供して確認させよう、ということで始まったのが営業本部長・小橋川常務による「今日の販促の注意点」である。

例えば1月16日。この日の《RS総務掲示板》では「明日からセンター試験が始まり、いよいよ受験シーズンの到来です。夜食メニューを中心に、品切れのないよう、対応して下さい」という内容が売上日計表と共に掲示される。

山城企画室長:例えば1月だと"七草"や"かがみ開き"などの正月行事のつど、この『販促の注意喚起』が出ます。あるいは"年金支給日"についての注意。偶数月の15日が支給日であることをなかなか現場では思い出せないが、この15日が土曜・日曜や旗日だと前倒しになります。13日の金曜日になることもあるので、"今日は13日ですが年金支給日なので年配の方々向けの品揃えに注意しましょう"などの『注意喚起』があると現場はものすごく助かりますね。

親川企画課長:これまでは各店舗の店長の力量によって、このような具体的な指示を出せるかどうかバラツキがありました。いずれも毎週の会議などでは当然話し合われている事柄ですが、こうして日々の意識付けが行われているかどうかによって、店舗や売場での実効性が変わって来ますね。

小橋川常務:この注意喚起メッセージは、ほぼ毎日出します。一種の電子朝礼みたいなものですね。日々内容を考えるのは骨が折れますが、自分はこの掲示板を大変重宝して活用しています。開封確認もできますし、現場担当としても経営サイドは日々何を考えているのか、指示や方針がわかりやすいと思います。

情報共有も紙ベースから《掲示板》活用へ

【掲示板一覧】画面には《規程・規則関連》という掲示板も見受けられる。

親川企画課長:規程・規則の内容は、各事業会社で規程が違ったりします。そこで各事業会社のアクセス権限を持っている管理者は、この規程・規則を横断的に見て参照することができます。まあ本来は《ファイル管理》機能で管理したいところですが、まだそのライセンスがないので、現状ではひとまず《掲示板》の中で見てもらえるようにしています。

こうした活用以外にも、例えばリウボウストアの担当からグループ全社に"インフルエンザの予防対応"などの指示が掲示されたり、あるいは"パートナー社員研修の案内"などは教育担当が掲示する。そしてこれらの掲示については、それを見るべき管理者の開封確認が行える。もし見てない管理者がいた場合には、その上長に"こういう案内が掲示されているが見ていない管理者がいる"などの連絡を行って注意を喚起する。

小橋川常務:《掲示板》を活用する前は、紙ベースで情報伝達・回覧をしていました。各店舗にFAXし、それを店舗で回覧していたので、きちんと見ているかどうかはわからなかったんです。それが今は、確実に伝わっていることを確認できる仕組みになりました。

指示伝達に《社内メール》を活用

各社の情報共有・指示伝達の手段として《社内メール》も重宝されているようである

親川企画課長:皆さん《社内メール》は便利に活用しています。開封確認ができるから、見ているかどうかがわかる点が評価されています。グループ内部の連絡はこの《社内メール》を使い、外部取引先と連絡を取る時にWebメールを、という形で使い分けています。各部門への指示は、《作業》ではなく《社内メール》で行っていますが、《掲示板》と同様に必ず見ないと仕事にならない訳で、このように《社内メール》を必ず確認とすることが、ナビビュー画面を必ず開く習慣付けにもつながっていますね。

山城企画室長:リウボウストアでは現場担当全員にIDを与え、各店2〜3台のPCを皆で使います。店長には専用PCが与えられていますが、店長不在の時はそのPCも皆でアクセスして《社内メール》で店舗への指示を確認しています。

営業本部からの、例えば青果担当のバイヤーが売場に今週の指示を出す場合、従来はFAXで伝達していた。
しかしそれだと常に「届いた/届いていない」のトラブルが生じていた。しかしこの《社内メール》なら、開封確認できるので、見たかどうか、いつ見たのかなどの履歴も追えるので、指示伝達の確実性が高まったという。

小橋川常務:《掲示板》や《社内メール》の活用で、社内の情報共有や指示伝達は格段にやりやすくなったですね。

その他のグループウェア機能の活用

《施設予約》で社用車の空き状況管理

営業企画課 照屋氏:"社用車の空き状況"管理などでこの《施設予約》はとても便利な機能です。今まではいちいち事務所に電話して"○号車、空いてる?"と人対人でやっていた。 百貨店ではまだ使っていませんが、リウボウストアではずいぶん活用しています。何号車はこの時間は誰が利用しているなどがわかり、とても便利です。
いま百貨店でもすぐ使えるように準備しています。

《スケジュール》《伝言メモ》は普及中

親川企画課長によれば、《スケジュール》はまだ皆が使っている訳ではない。親川氏はもちろん使っているが、「別の人のスケジュールも確認できるので非常に便利。他の人のスケジュールを見て空きを確認したり、スケジュールを抑えて会議を設定したり・・・。今後速やかにグループ内普及させたい」とのことである。

また《伝言メモ》も使っている人、使っていない人がいるようだ。やはり使っている親川氏によれば、今までの紙メモと違って伝言したことの履歴が残るから、"ボク知らない、聞いてないよ"とは言わせないツールとして便利だと評価している。

リウボウストア現場担当の反応

導入時教育も必要なく活用評価も上々

POWER EGGを導入しているこのグループ4社では、皆さんひと通り自分のIDを持って《社内メール》や《掲示板》を見られるようになっている。ではそういう中で、リウボウストア店舗現場の人たちの評価はどうだろうか?

小橋川常務:今までは各店舗の個人毎にメールは送れなかった。
しかし今は担当が自分のIDを持っているので、連絡を必要とする人にピンポイントで伝達できるようになりました。とくに本部のバイヤーとしては個人指定で連絡できるので、伝達がスムーズになり指示の確実性・効率性がアップしています。以前はIDが少なかったから、例えば本部の青果担当バイヤーが店舗の青果担当にダイレクトに連絡できなかったんですね。いったん店舗に投げて、それを青果担当に回覧して・・・という形でした。ところが現在では、送り手側はいちいち紙に転記しそれをFAX手配するなどの手間がなくなり、受け手側も、即情報が届くので即動けます。現場の評判はいいですよ。

POWER EGGの使い方教育について聞いてみたところ、親川企画課長からは「特段、導入時教育はしていませんよ」という回答が・・・。「現場は30歳代が中心で、皆メールやインターネット、PCやスマホは当たり前のように使いこなすので、自然にPOWER EGGに馴染んでいますよ」とのことで、特に導入研修など必要なく運用定着が進んでいる。

サービスマネージャー制度の活性化をサポート

営業企画課 照屋氏:POWER EGG導入によって個人IDを与えることになったので、個々の社員の意識付けにつながっていると思います。例えばここ半年くらいになりますが、社内の役職とは別に《サービスマネージャー》という制度を作り、各担当者にアカウントを与えていますが、社内メールでコメントのやり取りをしたり、掲示板に研修の案内を載せたりして、お互い結構積極的に情報交換しています。このサービスマネージャーというのは役職ではなく単なる制度的なもので、こういう試みは以前もあったが従来だとすぐに有名無実化して立ち消えになることが多かった。しかし今回はずっと続いており、情報交換も自由闊達に行われている。POWER EGGを活用することで意識付けになり、活性化を生んでいると思います。

つまりなんとなく情報が届くのではなく、サービスマネージャーのAさん、Bさん、Cさんに特定して情報が届くのでそれぞれの担当が対応する。また役職者との情報のやり取りも直接できるようになった。今までは事務所に行って事務所のPCを使って連絡して、という面倒があったが、しかし今は自分のIDで売場のPCでPOWER EGGを活用できるから意見交換や情報提供にタイムラグがない。

山城企画室長:売場情報を上司にフィードバックすることも多いですね。例えばお客様からのクレーム情報など、記録として残しておくためにも、社内メールを使って上長に報告したりする。サービスマネージャー同士の横連携も、社内メールのコメントのやり取りなどで活発に行われているようです。

POWER EGG活用への評価
電話のやり取りに要する時間が10分の1に激減!

いまリウボウ百貨店では「百貨から百感へ」というスローガンのもと、付加価値の高いサービスの提供を目指している。サービス品質の向上、そのためには業務効率を再点検し、仕事の質を変えて行くことが望まれている。

小橋川常務:POWER EGGを導入して、最も顕著な効果は電話の数が極端に減ったことですね。本部からの電話も店舗からの電話も以前の10分の1ぐらいに減っています。電話を受けている相手の時間も減っているはずですから、非常に効率化されています。

小橋川常務によれば、従来は本部バイヤーが店舗マネージャーに連絡しようとすると

  • 店舗に電話する。
  • 店舗の交換が出て店舗マネージャーにつなぐ。
  • マネージャーと話す。
という3段階の作業があったが、今ではすべて店舗マネージャーへの社内メールで全て済むようだ。

小橋川常務:仮に1回の指示で5分くらい時間がかかるとしたら、全13店舗に流すことで、少なくとも約1時間を要していた訳です。この電話のやり取り時間が減りました。 またチラシ商品の発注データ指示も、従来FAXでやり取りしていたものが社内メールでのやり取りにより確実になりました。例えばどこかの店で販売した商品になんらかのトラブルが生じた時など、従来は営業本部長が各店舗マネージャーにいちいち連絡して"○○○○の商品を売場から撤去しなさい"と指示していました。だがそれだと時間がかかる。13店舗目に連絡が付く時は1時間以上指示が遅れてしまいトラブルが拡大する恐れがあります。
しかしこれが一斉社内メールで、全店舗に同時配信されるようになりました。指示伝達が確実になり、スピード経営につながっています。

山城企画室長:連絡相手の店舗マネージャーの時間も大幅に省時間化されましたね。そのため、売場(現場)を見る時間が増やせます。『お客様の観察』『お客様対応の工夫』『新たなサービスの研究』『品揃えのチェック』『陳列レイアウトの点検』など、マネージャーとしての本来業務に注力できる環境が整いつつあります。 

経営トップの評価と今後の課題
《汎用申請ワークフロー》の活用に期待

POWER EGG導入の主目的の1つ、それは《汎用申請ワークフロー》の活用にあった。しかし、現状では予定よりも活用スタートが遅れている。

小橋川常務:現状ではまだ紙ベースの申請〜決裁で、『電子申請』は活用できていません。しかし大いに期待をしています。今までは書類で決裁を回していると、最終決裁者に回覧するまでに"この人の決裁を要する"という関門があり、そこをクリアしないと決裁が回りませんでした。しかしそれでは決裁に非常に時間がかかります。その点、この汎用申請ワークフローだと、途中の決裁者を飛び越して最終決裁に回し後閲すれば問題なし、という仕組みがあるから決裁時間が大幅に短縮されることになります。 

親川企画課長:当社の場合、役員の方など複数会社を兼任している人がいます。稟議書等を回覧する場合、必然的に誰かが役員の印鑑をもらうために、あちこちの事務所を移動して書類を届けるといった物理的な手順が必要です。"書類を預けに行く""決裁が済んだら取りに行く"と、2回の物理的手間が生じるので、これは時間のムダですよね。 

小橋川常務は、実はまず『クレーム報告』への迅速・的確な対応を実現するために、この汎用申請ワークフローを活かしたいと考えている。

小橋川常務:店舗からの連絡で今最も多いのが『クレーム報告』です。
店舗にはどんな些細なクレームでもきちんと上げるように指導しており、現状は書類で報告させ回覧して集計しています。
しかしこのやり方だと、クレーム報告が上がっても、対応すべき責任を持つ人がタイムリーな対応ができません。
報告が営業本部長に回って来るまでに、今は3日ほどかかることもあるからです。書類を回していることの弊害ですね。
しかし電子決裁ワークフローを入れると、報告が上がってすぐに、関係する担当者や役員が一緒に見ることができ、組織として即時にタイムリーな対応が可能になります。 

現場ではグループウェアを中心にどんどん運用が定着・活性化している。
経営トップには、スピード判断(報告が上がる際のスピードアップ)へのニーズがある。だから「評価はそのうち付いて来る」と小橋川常務。汎用申請ワークフローを活用するためには最終決裁者の参加は必須なので、より一層「経営トップのPOWER EGGへの理解促進・活用促進を図って行きたい」と親川企画課長。

汎用申請ワークフローの活用が始まることで現況の業務がどのように変わって行くのか、複数会社間連携のモデルとしても今後のリウボウグループへの興味は尽きない。

企業プロフィール

株式会社リウボウホールディングス

設立 1990年
本社所在地 沖縄県那覇市
資本金 3,450百万円
主な業務 事業会社の統括・管理、資金調達、不動産賃貸業等
その他POWER EGG導入グループ企業 株式会社リウボウインダストリー、株式会社リウボウストア、株式会社リウボウフーズ
  • 企業データは2015年2月時点

導入時期・その他

POWER EGG 導入時期
2014年5月
POWER EGG 2.0 Ver2.6導入
稼働ライセンス数 500ライセンス
稼働機能 ベースシステム、グループウェア、汎用申請ワークフロー、EX経費
取材ご協力者
(左から順に)
株式会社リウボウストア 企画室 室長 山城 一史 様
株式会社リウボウホールディングス 企画室 企画課長 親川 純 様
株式会社リウボウストア 常務取締役/営業本部長 小橋川 恭史 様
株式会社リウボウインダストリー 営業企画課 照屋 力 様
小橋川氏、親川氏、山城氏の3氏は以前(株)リウボウホールディングスの企画本部所属の頃にPOWER EGG の導入検討を担当したメンバーです。