東亜電気工業株式会社 様（グループウェア編）

導入検討の背景

同社は、かなり早い時期から稟議申請や休暇申請等に、某メーカーのワークフローを使っていた。しかし、そのバージョンアップに伴い、OSやサーバー等付随するシステムの大幅な入れ替えが必要とされた。

また当時、その他の情報系システムも稼働していたが、管理するサーバーアプリケーションが異なったり、エクセル等のデータで個人ＰＣや部門サーバーでのデータ管理など一貫性が無かった。その結果、情報のバックアップ漏れや検索対象が定まっていない為管理されるべきファイルが見つからない問題等が浮上していた。そこでワークフロー見直しの機会に、各アプリケーションでDB統合を視野に入れたシステムがないものか、模索が始まった。

POWER EGG選択のポイント

同社は希望するシステムを求めて、約１年半ほど各社の製品を比較検討した。ところがいずれも、「システム構築が難しくてカスタマイズできないから業者に委ねるコストがかかる」「価格的には手頃だが、機能面でもの足りない」「将来の拡張性に不安が」など、なかなか合格システムが見つからない。

そんな時POWER EGGに出会い、説明を聞いたところ、実際の仕事手順書に基づいて設計されたPOWER EGGの機能性、運用の手軽さに興味を引かれた。とくに、各種グループウェアによる情報共有・利活用、ワークフローや経費精算システムの運用、業務報告書や各種書類の管理・検索などを１つのツール（ポータル）でできるPOWER EGGの特性が、同社の要望を最も満たすものであったので、導入が決定された。

1）バラバラのツール（情報の分散管理）による情報管理上の不便さを克服

導入前の課題

• 情報検索の際に、情報の管理ツール（DB）がバラバラなので各システムのＤＢを探さなければならない。
• データの保存先が個人管理されている場合、自分の書類なのに見失ってしまう。
• データの検索が困難なので、結局は全て紙ベースの管理を止められない。
• 新人研修などの際に、個別のツールを全て教える手間がかかる。

POWER EGGによる解決

• ポータルで一元管理された画面上にグループウェアや周辺業務システムのアイコンを集約できたので、POWER EGGだけで全て業務を管理できる。従来の煩雑さから解放された。
• 情報検索の際に、検索窓口や検索ルートを迷わないから業務処理が迅速になった。

2）データの消失・紛失・保存漏れの不安を克服

導入前の課題

• 個々にサーバへのバックアップをしないと、データの安全性が保たれない。しかしどこへどう保存したかを忘れてしまうと、データが見つからなくなる。

POWER EGGによる解決

• POWER EGG上にデータが一元管理されているので、データの消失や紛失が発生しなくなった。

1.「仕事手順書」に即したシステム
導入にあたり、あるべき業務手順である「仕事手順書」を作成。 それに基づき運用ルールを決めたので、当初は少し戸惑ったがすぐに皆が運用に馴れ、仕事の効率アップが実現。

2.グループウェア／周辺業務システムの一元化
POWER EGGがあれば、全ての情報管理と業務処理がそこから行える。入り口（ポータル）が１つだから、そこで起案でき確認もできる。POWER EGGを見ていれば、業務処理上の用が済み煩雑でない。

3.部門ホームページへつながるスタートアップナビ
POWER EGGを立ち上げるとスタートアップナビ画面が現れる。 そこには『経営理念』や『今期の運営方針』と共に、情報システム課・総務部・企画部・情報セキュリティの各部門の社内ホームページ（全社的に情報発信する場）につながるボタンがあり、すぐに必要な書類や規程を入手でき、情報の検索が行える。

• 情報システム課
  《情報系マニュアル》《業務ソフトのダウンロード》《社内ＱＡ》
• 総務部
  《各種申請書フォーマット》《保養所関連の利用規程》
• 企画部
  《開発計画と開発実績》《国内各部署毎の在庫率》
• 情報セキュリティ
  《情報システム運用マニュアル》《各種運用フォーム》

4.利用者毎に異なるコーポレートナビ
ログインした利用者毎に異なるコーポレートナビが用意され、立場・役職が異なる社員それぞれに応じた「売上・計画・前年実績値」が棒グラフで表示される。これにより、各階層の全社員に目標と現状のギャップ認識を促し、社員の目標管理意識を日々啓蒙できる。

• 営業担当者
  《個人の営業成績グラフ表示》
• 支店長・所長等
  《部門の成績グラフ表示》
• 本部長
  《本部の成績グラフ表示》
• 管理部門等
  《全社の成績グラフ表示》