東亜電気工業株式会社 様（経費精算編）

経費精算ワークフロー導入までの課題

以前は各支店・営業所毎に現金管理を行い、各社員が経費精算伝票を提出して、そのつど経理部員が現金を渡して精算していた。しかし、これでは経理担当の手間がかかって仕方ない。

検討の背景

こうした状態を脱却するために、同社ではPOWER EGG Ver1.6導入時、自社仕様にカスタマイズされた経費精算システムを構築し、運用していた。いっぽう通常の業務処理ではPOWER EGG Ver1.6 のワークフローを利用していた。
しかし、そのPOWER EGG Ver1.6 をPOWER EGG2.0にバージョンアップするとなると、それに伴い従来の経費精算システムも再構築が必要になる。又、それには相応の費用と時間もかかる。新たな会計ソフトを導入することも検討されたが、やはりそれにも多大な費用がかかり、しかも従来と同様の処理が可能かどうか保証の限りではない。
ところが POWER EGG2.0には標準の経費精算ワークフローがあり、それを選択購入すれば、とくに経費精算システムの再構築をすることなく、従来と同じ経費精算処理が可能になる。それどころか、POWER EGG2.0への移行とセットで更なる効率化も期待できる。またこの先、POWER EGG2.0をさらにバージョンアップすることになっても、経費精算ワークフローは標準機能だからシステム再構築の心配はもういらない。システムの変更に伴う、経費精算業務の遅滞もない。
それなら問題なし、ということで従来の経費精算システムから、新たに POWER EGG2.0の経費精算ワークフローへの切替が行われた。

選択のポイント　～キャッシュレス化の実現～

同社が経費精算ワークフロー導入を決めた最大のポイントは、経費精算業務をほぼキャッシュレス化して、経理担当者の業務を効率化できる点にあった。

経費精算ワークフローの稼働によって、

• 従来４つだった申請区分が「交通費」「購入（出張を含む）」「接待」の３つになり、仕訳が簡素化される。
• 経費の現金支払いはなく、すべて月末締めで個人口座へまとめて振り込むので、支店・営業所に小口現金を送る必要が減り、申請から決済の時間も短縮され、自動仕訳しやすい。

これで経費精算のキャッシュレス化が実現し、経理担当の手間は大幅に削減した。

1）自動仕訳による効率化

POWER EGG2.0 移行後の効果

• 経費精算承認手続きの電子化に伴い、仕訳伝票が不要になり、仕訳業務が自動化され経理担当の手間が削減。いまでは、精算者（営業担当）が勘定科目を意識せず入力できるようになった。当然ミスが減るし、経理担当の業務効率もアップしている。
• POWER EGG2.0の検索性が向上したことも、経費精算ワークフローを回しやすくしている。なぜなら、精算申請があった際に、過去稟議の検索がしやすいので、申請から決裁までの期間が短縮される。つまり、経理からの支払いが早くなる。これは一般社員にとって大歓迎である。

2）月次決算の迅速化につながる"責任者フォーラム"

POWER EGG2.0 移行後の効果

• 同社の場合は、もともと月次決算が早い。
  というのも、POWER EGG2.0の電子会議室を利用して"責任者フォーラム"というユニークな仕組みが築かれているからである。

経営管理担当役員のご評価

"責任者フォーラム"について、経営管理本部長の 深作 陽一 常務取締役は、次のように語る。

"責任者フォーラム"のまとめ

• 何よりもユニークな点は、この"責任者フォーラム"、45人の幹部社員もお互いに閲覧できる形で全員参加していることである。つまり、他の幹部社員のコメントを参照できる。誰がどんな言い訳しているのか、全員がすぐわかるのだ。必然的に互いの緊張感は高まる。
• こうして幹部社員の計画の立て方の能力、目標に対する読みの能力が評価される。目標を上回ってもコメントを求められるのは、それが「お客様から注文の前倒しがあった」とか「お客様の事業が予想以上に好調で注文が伸びた」など、逆に言えばお客様に関する現状認識が甘かった、ということになる。
• 同社の業態の場合、少数特定のお客様からの受注をベースにして全体予算を策定するので、個々の拠点の計画設定や目標管理が甘いと、全社的に致命的な事態が起こりかねない。だからこのようなシビアな場が設けられているのだ。

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