株式会社さくらケーシーエス 様

2003年5月、同社は、次のような点に着目してPOWER EGGを導入しました。

• APIを公開しているので、社内のカスタマイズ要求に応えられる。
• ポータルに対するニーズにマッチしている。
• ワークフローらしい流れと一覧性があり、使いやすい。
• 得意先にソリューションとして提供しやすい。

そして2004年4月のワークフロー稼働に向けて研究期間を設け、以下のような準備が進められました。

稟議書フォーマットの準備

まず、起案者・決裁者の時間負担が少ない、短文化・要点箇条書きによる新発想の稟議書フォーマットを準備しました。 2004年12月末現在、稟議書の大半がフォーマット化、ワークフロー化されその数は約120種類になっています。

稟議決裁に関する「権限の委譲」

決裁権限の多くをトップから事業部長決裁に移行することで、決裁時間短縮化の道筋が作られました。

プロジェクトチームによる研究

導入からワークフロー稼働に向けて、事業企画部（事業推進部の前身）を中心に総務部、財務部、人事部、経営企画部が協力してプロジェクトチームを結成。
POWER EGGの思想や仕掛け（動作性）に関する勉強を行ったこのプロジェクトが、社内のワークフロー推進気運を高めることに役立ちました。

同社では、従来紙ベースで稟議書類を回していました。しかしそのやり方では「決裁時間が長すぎる」「本社と他事業所で決裁時間のタイムラグが出る」「どこで稟議が停滞しているのかが分からない」といった問題点が浮上していました。

それが今では電子化により、全社的に稟議決裁がスピードアップされました。 このことは例えば与信関係の稟議決裁を受ける時などの意思決定が早くなり、仕事の迅速化・円滑化に寄与しています。
従来同社で決裁に要していた時間は平均で5日間。ワークフロー導入後は起案から決裁までの平均時間が2～3日と大幅に短縮され、起案当日に決裁される案件も増えてきました。

多井室長や九坪主事によると、POWER EGGはフローの一覧性がある点が使いやすい、とのこと。『今どこにあるんだ？』『誰が止めているんだ？』が、みんなの画面ですぐに分かるようになり、部下から該当上司に決裁の催促が行ったり、当該決裁者が次の決裁担当に『次はあなたの番ですよ』と連絡したりして、業務コミュニケーションが円滑化されたとのことです。

起案者が高い評価をしているものの１つに「機器購入の稟議書」があります。
同社では機器購入の稟議書を上げ、購買部門で一括購入していますが、以前は手続きに４工程の流れがあったものが、ワークフローに乗せた今では、

• 購買部門に見積もり依頼
• 見積ファイル添付で稟議書を回す
• 決裁が下りたら
• 自動同報で購買部門へ発注
• 依頼連絡が行く

という形で１工程処理が減ったそうです。

山本取締役の場合は、コメント機能をよく利用するとのこと。経営トップの決裁案件で、稟議書の中身や添付資料がかなり多くて判断に時間を要しそうなものについて、決裁をサポートできるよう補助コメントを付けて回しているそうです。

アシストメッセージは「決裁承認依頼」「決裁各種通知」「グループウェア」の確認のほか、《財務経理》《SAP》《就業管理》などに活用されています。

そして2004年4月のワークフロー稼働に向けて研究期間を設け、以下のような準備が進められました。

財務経理

まず、起案者・決裁者の時間負担が少ない、短文化・要点箇条書きによる新発想の稟議書フォーマットを準備しました。 2004年12月末現在、稟議書の大半がフォーマット化、ワークフロー化されその数は約120種類になっています。

1. まず、滞留債権がある営業担当者のアシストメッセージに『滞留売掛金の報告をお願いします』という表示が出る。
2. 営業担当者が延滞債権報告システムで次のバッチ処理までに報告を行うと、アシストメッセージは消える。
3. 次の承認者（マネージャ、部長等）のアシストメッセージに『滞留売掛金の承認をお願いします』という表示が出る。
4. 承認者が延滞債権報告システムで次のバッチ処理までに承認を行うとアシストメッセージは消える。

SAP

統合業務アプリケーション《SAP》への連携を促すアシストメッセージが出ます。多井室長によると「SAPはエントリーして自分で見に行く必要がありますが、その点、POWER EGGのようにポータルの中にあるワークフローは自動的に気づかせるしくみがあるから便利ですね」とのことです。

就業管理

タイムレコーダー打刻などに関するミスは、以前は庶務が確認・処理していました。しかし今では、アシストメッセージによる指摘を受け、シングルサインオンで就業管理システムに入り、自分で処理するようになっています。