沖縄セルラー電話株式会社 様

人事システムとの連携

もともと今回のリプレイスは、人事系システムのリース満了が契機となって話が立ち上がった。

渡具知理事：従来の人事システムでは書類はすべてペーパーで処理していました。それを今回のグループウェア入れ替えにより、基幹の人事システムと連携しワークフローを活用して、業務の効率化およびペーパレス化が図れないだろうか、と。
こうした要望を前提として沖縄富士通システムエンジニアリング社からの提案を受け、最終的にPOWER EGGの選定に至ったという経緯があります。グループウェア-基幹システム連携-ワークフロー活用という流れですね。 実際には沖縄富士通システムエンジニアリング社とコンサルティング契約をし、2012年12月から2013年1月にかけて約2ヶ月間、当社内の人事システムの実態調査をしてもらい、その上で提案を受け2013年1月末ぐらいから選定に入ったんです。

非常に綿密な準備の下プロジェクトが進み、人事システム連携とそれに伴うペーパレス化推進に対応できる《グループウェア＆ワークフロー》型システムとしてPOWER EGGが選ばれた訳である。
それでは具体的に、どのような連携が検討されすでに実施されているのだろうか？
要件として提起されているのは以下のようなものであるが、その中からいくつかをご紹介しよう。

• 人材情報の参照
• 人材情報アラート（通達）
• 人材情報登録申請修正
• 年末調整控除申告
• 人事・組織マスタ連携

１．人材情報の参照

これはWebデータベースの機能を活用して行われている。
人事システムより個人人材情報（現在・履歴・実績）をWebデータベースに取り込み、配下社員についての情報をアクセス権限のある人（所属長など）が見られるようにするしくみである。 所属長が部下の履歴を見たいとき、例えば「どの部署でどれくらいの期間過ごしてきたのか」といった、ここ数年の「異動履歴」や「評価実績」などを見たいときに役立つ。
人事情報は通常「紙」でファイルして人事部門が管理している。それをペーパレス化する訳である。そして参照制限を設けて必要な人がWebデータベースで見られるようにする。 また「有効期限がある資格を保有している人」には、Webデータベース機能を活用して期限情報を送ることも可能になる。

人事・労務厚生グループ　野尻課長補佐：まだ人事システム側のデータが整理できていないので、画面も私のところで企画中です。個人ごとにいろんな情報が表示できるよう取りあえずフレームだけ作ってあります。今後人事システム側で整理したデータをそのつど取り込んで行く予定です。

２．年末調整控除申告

従来年末調整は、各社員から必要な情報（保険掛け金など）を書類で出してもらい、それを給与計算システムに再入力している。

野尻課長補佐：これがPOWER EGG と連携できれば少なくとも『入力し直す』という作業が効率化され、数字の打ち間違いもなくなります。年末調整に必要な保険の掛け金や扶養家族の状況などを個人で画面に入力してもらい、 ワークフローを活用してその情報を給与計算に反映することなどを検討しています。

就業（勤怠）システムとの連携

就業管理（勤怠）システムとの連携では以下のようなものが要件提起されている。
やはりいくつか紹介しよう。

• 就業申請
• 就業エラー情報アラート機能
• スケジュール連携

１．就業申請

まず就業申請だが、今回アドオンで就業管理システムと連携のしくみを作り、今まで紙ベースでやっていたものがすべてペーパレス化された。 POWER EGG から入力した情報は汎用申請ワークフローで就業管理システムと連携が取られ、ユーザーからするとPOWER EGGを使いペーパレスで日々の勤務実績（勤怠管理）の申請がほとんど（16種類）できる。 例えばPOWER EGGのワークフローで休暇申請を出したら、その情報が就業管理システムに流れて来るのだ。

２．スケジュール連携

逆に就業管理システムの方から「打刻」の状況をグループウェア（スケジュール）に反映することも行われている。
就業管理システムの方から勤務予定と勤務実績のデータが流れスケジュールに反映され、部署によってシフト勤務が異なるが、「この人が来ている、来ていない」がすぐ分かる。つまり出勤証明になるのだ。
まずシフト勤務状況がすぐ分かれば、例えば今いない人に電話したりすることはない。いることが確認できれば『じゃあ電話してみよう』と。これがグループウェアのスケジュール機能などですぐ見ることができれば、非常に利便性は高い。

平地課長補佐：実はこれ、営業担当役員から強く要望が出たんです。配下社員はたくさんいるが、出勤しているかしていないかが営業部門は分かりにくいです。外出も多いですし。そこで勤務実績が入っていれば出社していることになる。『退勤』と入ればもう帰ったと見分けが付きます。

情報システムグループ　小渡課長補佐：今回、勤怠申請の残業届や休日届けなどの処理のワークフローをグループウェア側で実現しているというのが、すごく良いなあと思う点です。システムの選定を検討している段階で、就業管理に特化したワークフローを就業管理システムで実現することは当然簡単にできます。
しかしそれを、勤怠に特化したワークフローではなくていろんな稟議申請とか汎用申請などのワークフローも一緒にできるようにしたかったが、以前は『勤怠ワークフローは就業管理システムで。その他のワークフローは他のグループウェアで』などと説明を受けており、そういうものなのかと思っていたが違ったんですね。POWER EGG 側のワークフローでもって就業管理システムを実現している、つまり全部１つの画面からできるのがとても使いやすい。このやり方だと、今後ワークフローを増やす予定ですが、勤怠ワークフローとか稟議ワークフローとかに分けなくて済みますからね。

《スマートフォン連携》は必須条件

スマホ連携は社員全員が対象である。もともと従来型だった業務用携帯をスマホに変えるにあたって、このスマホ連携は必須条件となった。

渡具知理事：出先でワークフローの承認がスマホでできること。これは部長まで全員が要求されます。また営業関係の承認が外出先でできることは、営業担当にとって非常に便利です。 自席にいられない場合はスマホで承認して「時間外」を認めるとか、外出先でのスケジュール入力をその場でできますから。Webメールについては、サイバーメール連携も行っています。

グループウェアの愛称は《synCa（シンカ）＝なかまたち》

新たに導入されたこのPOWER EGG、沖縄セルラー電話様では《synCa（シンカ）》という愛称で呼ばれている。

平地課長補佐：実はもともと当社では、グループウェアという呼称はあまり一般的じゃないんです。従来は《ぐるくん》という名称で呼ばれて定着していました。『グループウェアを組んでみました』の略ですね。沖縄の県魚の名称でもあります。『グループウェアが新しくなります』と言ってもいまいちピンと来ないのが、"ぐるくん変えます"と言うとすぐ伝わる、そんな感じでした。まあそういう経緯がありましたので、この新しいPOWER EGGにも名前を付けようということになった次第です。それに現実的な問題として子会社のOTNetも、今後グループウェアを共用します。そこでスタートアップ画面に会社ロゴを表記すると２つ必要になります。だから共通愛称があった方が都合いいんです。

かくして新愛称が全社募集された。そして決まったのが《synCa（シンカ）》である。
沖縄の言葉で『シンカ』は『なかまたち』を意味している。
《synCa》は、ワークフローも組み込まれて同調（シンクロ）でき、また「進化」するグループウェアでもある。 「みんなで使いたいね」というスタッフたちの思い入れが反映された、なかなか洒落たネーミングである。

様々な工夫を凝らして日常で役に立つスタートアップナビ画面

天気予報が見られるスタートアップナビ画面もなかなか工夫されている。

１．空海献立表

スタートアップナビ画面の左上には《synCa（シンカ）》のロゴが配置されている。そして、その右横に出ているのが《空海献立表》。新社屋９Ｆにある「カフェ空海（社員食堂）」のランチメニューである。社員食堂が混雑しないように情報提供しているわけだが、ランチ情報を確かめるついでに朝出社したら必ず《synCa（シンカ）》を見る習慣が付く。すると同時に、次に説明する『沖縄セルラーフィロソフィ』を自然と目にする仕掛けになっている。

２．沖縄セルラーフィロソフィ

『沖縄セルラーフィロソフィ』は文字通り、同社の企業哲学である。もともとは小さな冊子で提供され、フレームワークは「社是-経営の理念-基本理念-行動規範（企業人として／リーダーとして）」で構成されている。 社員全員がこの冊子を常に携行し、沖縄セルラー社員として相応しい行動を取るよう心がけている。

平地課長補佐：このフィロソフィを常に意識してほしいという思いがあります。そこで記載内容を２２パターンの表示項目とし、スタートアップナビ画面をリロードするたびにランダムに表示されるようにしました。一気に全部読むのは時間がかかりますが、 画面切り替えのたびに少しずつ視認することで自然にフィロソフィを思い出してもらえるようにしました。同じ画面で固定だと変わり映えしないので少しでも注目される画面を工夫して『フィロソフィの見える化＝よく見られる画面提供』を意識しています。

３．『セルラー何の日？』

「今日は何の日？」の沖縄セルラー版である。
20周年記念誌プロジェクトがまとめられたデータベースをもとに、その中から日付を特定できる過去のできごと『その日、沖縄セルラーに関係するどんなことがあったか』を紹介している。 例えば10月9日の『セルラー何の日？』ではこんな情報が紹介されている。

1990年 京セラ会長兼第二電電会長 稲盛和夫氏（現在の沖縄セルラー電話取締役相談役）が、沖縄懇話会設立総会の席上において、沖縄に携帯電話会社を設立する意向を言明。

つまり10月9日は同社創業を語る上で非常に重要な日なのである。