ニッコー株式会社 様

１．『EX経費』導入の目的

高木部長：そうですね。まず《経費精算業務の効率化》を目的に『EX経費、EX経費請求書支払オプション』の導入を決めました。そのために《POWER EGG 2.0 Ver2.5》へのバージョンアップを実施しました。具体的な目標は各拠点での "小口現金の廃止"、つまり各営業所に金庫は置かない、出納係も置かずキャッシュレスで運営する。そして各拠点での毎月約200時間の手間を大幅に削減して、その余力を他の営業の仕事にもっと向けて行けるようにしようということです。

高木部長のもと『EX経費』の導入テストが2013年8、9月の2カ月間行われ、2013年10月から運用が開始された。全社の営業担当、スタッフ部門、工場の係長以上の職責者を対象に、全社一斉に使い出したのである。

２．『EX経費』導入の経緯

本格稼働したのはいいが、そこからがちょっと大変だったと管理本部の川端部長は言う。

川端部長：要するに"慣れ"の問題なんですが...。具体的には経理担当の人などに、考え方・使い方がなかなか浸透しない。最初に設定して１つ１つ入力して行かなければならない作業が結構あって、何を選べばいいのか？などが大変だったようです。

現場の社員たちにも、それまであった『紙であるがゆえの融通性』がなくなった分、抵抗が生じた。
例えば出張申請を精算する伝票では、《接待をして費用がかかりました》《お土産を持って行き経費が生じました》など、パワーエッグで言うところの『出張申請〜精算』と『購入申請～精算』が１枚の紙（伝票）でできた。それがバラバラになって"面倒だよ"ということになる。

高木部長：まあこうなることは、私たちも最初から分かっていました。申請する側は、１枚の紙（伝票）で済むから従来の方が楽ですからね。しかし慣れるまでに時間がかかりましたが『このやり方でお願いしますね』と。この方が精算業務が整流化・標準化され、しかも今度からは費目毎に管理するので集計する側の業務は確実に効率化されますから。

2014年4月で『EX経費』の運用を開始して約半年。皆さんもうかなり慣れてきたようだ。しかし使いこなせるようになると同時に、具体的な製品要望の意見も出てきている。

三谷常務取締役：確かに申請フォームに慣れないせいもあって、みんなしばらくの間は経理から差し戻されて来るなんてことがあったようです。でも最近はもう、かなり慣れてきました。しかし、とはいえ現状ではまだ申請フォームの自由度が少なくて、申請画面がどうしても『今の自分たちのやり方』と合わず、モジュールを新たに購入すると、自分たちでアドオンすることが可能になるとは聞いていますが...。

３．『EX経費』の運用

現在『EX経費』を運用して「交通費／出張／購入／接待」の経費精算が行われている。「仮払」については、機能はあるが運用上は使われていない。キャッシュレスで"仮払はしないですよ"が前提になっているからだ。
《請求書支払オプション》は、まず社員が《汎用申請ワークフロー》で支払い依頼を行う。そして業者から請求書が届いたらそれを入力して処理するという手順でごく普通に運用されている。

高木部長：目標は『小口現金の廃止』です。つまり目指すところは『各営業所には金庫は置かない』ということ。こうして交通費や出張経費などの小口現金はすべてキャッシュレスにしました。でも実は、例えば浄化槽の納入などに際しては浄化槽の運営協会に対して保証金を入れなければならないのですが、この保証金が業務上の都合で現金としてがまだ残りますね。

４．『EX経費』の導入効果と魅力

最初は慣れなくて少し苦労する。しかしシステム化することに慣れてしまうと、紙（伝票）を回していた時よりも経費精算業務が整流化され、わかりやすくなる。それに伴い、仕事の標準化が進むので工数そのものが削減される。こうした評価については、高木・川端両部長ともに同じ見解だ。

川端部長：『EX経費』の導入効果は、経費精算業務の整流化と作業工数の削減に現れます。実際の所、導入当初社員にとっては、紙（伝票）に書いていたものが電子申請に変わるだけで作業負荷の変化はありません。むしろ、慣れのことを考えると苦労する人もいたと思います。導入によるメリットは、会計担当にはっきり出てきますね。なぜなら、従来は一般社員に対して会計担当がサービス過剰だった部分があるからです。今までは伝票が出てくるのはギリギリなのに、"出張に行くから経費を頂戴"みたいなこともあって、そこまでする必要があるの？と思える過剰サービスがありました。それを整流化して、今度からはシステムルールに従ってやろうね、ということを企業文化として当たり前の状態にしたかったんです。

高木部長の話によると、まだ定量的には把握できていないが、しかし印象としては「経理はかなり効率化できた」とのこと。各拠点で月平均２００時間要していた小口現金出納業務が、『EX経費』を導入して半年経った今では「恐らく半分以下の工数になっている」という。

高木部長：しかし目指すはキャッシュレスですから、まだまだ手を打つ必要があります。それはともかく『EX経費』はパワーエッグのエンジンに紐付いているところが魅力です。弊社ニッコーの『白い皿がいいでしょ』と同じで、製品コンセプトが明確なところがいい。組織の異動などがあってもワークフローが一緒に変わって行くので混乱やストレスがない。このようなエンジンに紐付いているから、ひとたび使い出すともうやめられないですね。

５．『EX経費』への期待（製品要望）

実際の運用は、『EX経費』の標準機能に沿って行っている。しかし、申請を伴うものについてはニッコー様独自の申請項目も入力できるよう、自分たちで申請フォームを作れる汎用申請ワークフローを活用している。

高木部長：でもここで１つ問題があるんです。実は汎用申請ワークフローで処理された申請番号を、経費精算の際に"手入力"しなければならない。要するに汎用申請と経費精算が自動連動していないのです。手続き上、どうしても汎用申請を使うことが多々ありますが、これでは不便で仕方ない。どうにかしてほしい部分ですね。

１．パワーエッグ活用経緯

それでは次に、ニッコー様におけるパワーエッグ活用に関してお話を伺おう。
同社は2009年に《POWER EGG Ver1.6》を導入、パワーエッグの運用を開始した。しかし導入初期の頃は全社社員が活用するという状態ではなかったようだ。非常に活発的に使う人がいる一方で、全く使わない人も結構いたという。

高木部長：振り返ると2012年7月の段階で、毎月カウントされるナレッジポイントはわずか163ポイントでした。業務報告6ポイント、顧客情報（CRM）146ポイント、社内メール11ポイントといった状況でした。さすがにこれじゃまずい。そこで改めてパワーエッグの使い方の講習会を行い、運用活性化を図りました。"ああ使え、こう使いなさい"と指導したんです。すると半年後の12月には月間ポイントが6,749ポイントまで増加、特に社内メールの活用が定着してきました。ポイント設定はごく標準的なやり方ですが、現段階（2014年4月）で毎月大体18,000ポイントぐらい活用されていますね。

２．主な活用機能

1)社内メール

川端部長の話では《社内メール》を中心に、運用がかなり 活性化しているようである。

三谷常務取締役：パワーエッグは使い慣れればとても便利なシステムですから"もっとみんなで使おうよ"と全社に働きかけたのですが、従来のVer1.6だとなかなか思うように動かない、活かせない、イライラするといった不満が目立って来ました。そこで『EX経費』の導入もあって2013年9月、現在のVer2.5にバージョンアップしました。そうするとみんな積極的に使うようになったんです。もう今では、あまり使わなかった頃のことをみんな忘れてしまってるんじゃないですかね。

三谷常務取締役いわく「バージョンアップしてから《社内メール》で『宛先追加』できるようになり、これがとても便利ですね」。しかし中には延々とコメントのやり取りが続きチャットのようになってしまい、「こんなことみんなで集まって話したらどうよ？」「電話で話し合ったら？」と思うことも増えたという。

三谷常務取締役：でも『話し合いや協議検討の履歴を見られる』という点では、とても評価できますね。人から中途半端な報告を聞くよりは、少々手間がかかるが遡ってその件の経緯を確かめられるので、正確な状況把握が可能になります。

川端部長：確かに社内メールを見る時間が長くなったことは否めません。ただ『宛先追加』は、『この人にも話を聞いておいてほしい／あの人の意見も知りたい』といった『ワイガヤの世界』を実現できる点がよい。社内の情報共有がスムーズになっています。以前は外部メールを使っていましたが、今はメールするとなると当たり前のようにパワーエッグを使います。

2)業務報告と目標管理制度

《業務報告》は、経営層から活用を強く指示されている機能であり、標準機能の業務報告書で行うものと、汎用申請ワークフローを使い独自の入力項目の業務報告画面で行うものの２種類ある。
そしてこの業務報告が目標管理制度に活かされている。高木部長によると「何はともあれ、営業担当には徹底的に外へ出てもらいたい」とのこと。そこで《お客様を訪問する》《お客様に向けた提案・見積を作る》《お客様にお礼状を書く》《お客様をご紹介いただく》といった業務報告に、それぞれ4ポイントからから1ポイントのポイントを賦与している。
そして管理職にポイントの目標値を設けさせる。例えば自分のところの部署の営業マンは１人最低１日13ポイントの営業活動をやってほしいといった感じで、その目標値を決める。ルート営業で１日5～6社回る人の場合は、ポイントが20ポイントを越えることもある。

高木部長：まだ実施はしていませんが、この業務報告ポイントを目標管理制度に組み込み人事評価の対象にはしようと検討を行っています。営業担当を評価する場合、もちろん実績数字は重要だが、必ずしもそれだけではない。プロセスも重要で『訪問／提案・見積／礼状／既存お客様からの新規お客様の紹介』にポイントを賦与し、そういう営業活動をしてくれたらこの仕組みできちっと評価しようよということです。そのために汎用申請ワークフローの中に『業務報告』という画面を作りました。本来ならば標準機能の業務報告のカテゴリーでお客様と紐付けて処理できるようにしたいのですが、現状では汎用申請ワークフローを利用しています。

こうして毎月、月に１回各課のポイントの状況がどうだったか、報告会議で報告しながらPDCAを回している。

川端部長：考えてみれば、こういうことは別に営業だけの課題ではありません。本社スタッフ部門も含めて、本来は管理指標を持ちながらPDCAを回して行くべきだろうと思います。つまり業務報告はそのためのものなのです。だからこうした目標管理に活かせるようなカタチで、ぜひ業務報告をパワーエッグの中に取り込んで行けないか、検討中です。

現状の業務報告は、営業担当に関しては《簡単なフォーマット》が決まっていて報告書が作れるようになっている。ナビビュー画面を開き『業務報告』というメニューをクリック。そして汎用申請の画面に入り、簡単に必要な項目を入力してワークフローに乗せて回せるようになっている。みんな忙しいのはわかっているので、あまり複雑なフォーマットだとみんな使わなくなるから１記入スペース最大30文字ぐらいで、１日10分もあれば入力できる簡単な書式になっている。『お客様のところへ行って○○○○した』『見積を提出した。感触は良かった』といったレベルでOK。細かい文章は入れられない。

三谷常務取締役：上司からすれば、部下のスケジュールの項目と『業務報告』とを照らし合わせることで"何をしたか／しなかったか"が分かるわけです。上司が気になる『業務報告』にはコメントも入れられます。また、より詳しいことを上司が知りたかったり、部下が報告したかったりする場合は直接電話でやりとりすればいい。まあこんな感じで今は、《上司と部下とのコミュニケーションツールの１つ》として運用されているという一面もありますね。

高木部長によれば『業務報告』には次のような利点もある。『業務報告』を書いている担当も、毎日振り返りができるという利点だ。１日１回自分自身で振り返って、次のアクションを決めるために役立つ。営業担当は10分で書ける報告ならそんなに負荷はない。皆さん「その日帰る時」か「次の朝の一番」のどっちかで入力しているという。

高木部長：出張の多い人は《出張報告》で、それなりにこまめに提出します。でも出張のない担当だと、その日何をしていたのか本当に見えない時もあります。上司が思っている行動とは違うこともままあります。だから、毎日『業務報告』を上げるよう指導しています。自分の仕事を整理して、次、いつまでに今度このお客様に何をするかをまとめられるようになっています。

3)顧客情報（CRM）

『顧客情報』（CRM）については、それをもっと有効に活用したいという観点に基づき、三谷常務取締役から数多くの製品要望が出された。これも運用事例取材ならではのことである。要望点をいくつか列挙してみよう。

• 検索が難しくストレスが溜まる。後から検索するのも１回では済まず手間がかかる。もう少し「欲しい情報がスムーズに見られるように」してほしい。
• 入力する手間もかかる。せっかく使おうとしても、入口で挫折してしまうような所がある。「簡単に入力できるんですよ」という工夫があればもっと活用できる。
• 顧客に必要な情報をより詳しく入力できるような項目がない。本当はそこを見ると「お客様の情報を社内のみんなで共有できる」のだから、みんなにもっと「使いましょうよ」と勧めるが、「入力の手間」「検索のやりにくさ」「そこに格納されている情報量がもの足りない」ため浸透しない。
• 一生懸命入力して活用している人もいる。あると便利な機能なので、ユーザーの立場に立ってもっともっと活用しやすく改良して貰えると嬉しい。
• 顧客ネットワークの管理、担当交代の時の引き継ぎ、しばらく交流が途絶えていたお客様の情報確認など「あれどうだったかなぁ？」といったことが、この『顧客情報』で対応できるといいなあ、と思っている。

4)Webデータベースの活用～"親分てえへんだぁ～"

『Webデータベース』は主に「トラブル報告」で使われている。業務報告とは別に、工場や営業現場のすべてから各事業部毎に決めた様式で報告が上がる。何かあればひとまず"親分てえへんだぁ〜"という感じで、問題度の軽いものから重いものまで取りあえず上げて行く仕組みである。そして重いものは役員まで通知が行き、軽いものは役員には行かず当事業部の部長職全員に一斉メールが配信される。

三谷常務取締役：使い始めて半年になりますがたまにドキッとする報告が上がって来ますね。最後まで読まないと大ごとなのか、それほど大したことないのかがわからないですが、ともあれトラブル情報を共有できる点がいいですね。『こういったことが起きたよ』というのを瞬間にみんなで知ることができます。当然、対処の知恵も出やすいし的確かつ迅速な対応が可能になりますね。

高木部長：ともすれば今まで握りつぶされがちだった情報がきちんと全社にオープン化され、それに対して今後どう対応していくかを考えるという点で評価できると思っています。