日本電産シンポ株式会社 様

《売上・生産２倍》には業務効率向上が必須。そこで"電子決裁"ニーズが浮上！

同社がグループウェアの入替えを検討し始めたのは、従来稼働していたdesknet'sのリース満了が近づく2010年7月頃からである。その頃、同社内では《シンポ一人当たり売上・生産２倍》をスローガンとした全社運動が展開されていた。

栗田次長：一人当たり２倍とは、まあ要するに、半分の人数で従来と同じだけの仕事をこなしなさい、ということですね。となると、仕事の処理をもっと効率化しなければ無理です。そこで、個人別でも各部門別でもこの２倍を実現するには、 "ふだんの業務処理を簡単にできるツールやシステムがあればいいんだけどなあ"という感じで、電子決裁的な処理方法への要望・必要性が幾つか出て来たんです。それならば、どうせ新しいグループウェアへの入替えを検討するんだから、 申請や承認・決裁業務の電子化を進めるのにふさわしい機能を持つソフトを導入しようじゃないか、ということになった訳です。

ユーザー参加の選考で意外な結果が。ユーザーはPOWER EGG2.0を選択した！

入替え・導入の検討を開始した当初、新規採用候補に挙がっていたグループウェアは８製品あった。それら８製品は、まずシステム部の段階で４製品に絞り込まれた。

栗田次長：実はその時点で、私なりに選定製品は内心決まっていました。しかしこの４製品に絞った段階からはシステム部主導ではなく、一般ユーザーの意見も反映して選定しようということになりました。社員全員が使いやすいものでないと意味が無いので、皆で検討して選ぼうということです。

選考を担当したのは、営業・生産・経理・総務など一般部署のユーザー18人およびシステム部の担当者7人。選考方法は、「使い勝手」「機能性」「操作性」など４項目に関して、各人が５段階で評価し総合ポイント１位の製品を選ぶ、というもの。

さてここで、ちょっと興味深い現象が生じた。システム部の栗田次長たちは、最大のポイントとして「電子承認」が意識にあったので、そのために、電子承認申請書式作成ツールの簡易的なものがあるかどうかを主眼として、それなりのシステムを内心決めていた。しかしユーザーは最終的にPOWER EGG2.0を選んだのである。

ユーザーが評価したポイントは、POWER EGG2.0の"ユーザビリティ（操作性）"や"個人ポータルの見やすさ""ケータイ承認"等総合的な「使い勝手の良さ」にあった。同時にPOWER EGG2.0の場合、Excel の書類をそのまま電子承認の書式として貼り付けて使えるという特長がある。だから、「簡単に電子承認ができるものを」というシステム部のニーズはきちんと満たされている。

またグループウェアの機能面で、従来のdesknet'sと比較しても何ら遜色はないということは、検討当初の段階からハッキリしていたので、結局ユーザーが評価する「グループウェア機能の使い勝手の良さ」とシステム部が意識した「効率化のための新機能＝電子決裁（ワークフロー）機能があること」の双方を満たすものとして、POWER EGG2.0が選ばれたのである。

まずはボトムアップで、現場から申請書類を上げさせる。

申請・承認・決裁業務の電子化を進めるにあたって、その進め方をどうするか、これにはいろいろ考え方がある。同社の場合は「ボトムアップ」すなわち、現場の意向を確認して進めるという方法を取った。現場に、電子化の必要性に関する意識を根付かせるには良い方法であろう。 システム部は、まず各現場、部単位で申請書類の一覧を上げさせた。その結果、全部で300件から400件の申請書類が電子化対象として上がってきたと言う。そして、そこで１つの判断が働いた。経営トップ（専務）から「まず最初は慣れることが肝要。だから添付書類などが多い決裁系のものはひとまず脇に置いて、汎用申請の中でも"決裁"とは呼ばれない、承認程度のものから始めたらどうか」という指示が出たのだ。つまりボトムアップからトップジャッジの流れである。

栗田次長："決裁案件"も"承認案件"も、我々からしたら文言表現的には同じような感じなんですが、意味的には何か違う感じがあり、確かに承認系の申請の方が皆、取り組みやすかったようですね。最初は価格稟議に関するものなどとかやってみようと思ったんですが、まずは承認系のものをさらに絞り込んで、部署ごとに最もよく使われる申請から手がけるようにしました。また全社的にまたがるもの、全社員が使うもの、つまり勤怠申請系とか総務関連申請などを優先して誰もが電子化に慣れることから始めました。

2011年12月現在、24書類の電子化により、年間約1,000万円弱のコスト削減効果が。

では、この電子化による効果をどう見なすか？ まず栗田次長の見解はこうである。

栗田次長：実際のところ、時間・工数・人手などの数値で定量的に効果を割り出すのは困難です。新たな電子化案件が上がるたびに経営トップへも報告していますが、まだまだ高評価をもらえる段階には至っていません。ただ、とくに根拠があるわけでは無いんですが、私なりには《１申請３万円の効果》で数値化しています。 まあ紙代削減・工数カット・省時間などを含めて大雑把に、１帳票の電子化で月に３万円ぐらいはコスト削減できるだろう、と試算しています。そうなるといま24件だから月に72万円、年間で864万円と、約1,000万円弱ぐらいのコスト削減には寄与しているんじゃないかな、と思ってます。

次に入江係長は、

入江係長：各部署が電子化申請の書類、例えばシステム作成変更依頼書を提出する際に"なんぼ削減になるか"を記入してもらいます。また稼働確認してもらったら、"実際はなんぼの削減効果が出たのか？自分たちが当初予想していた通りに効果的に稼働できたかどうか"を記入・提出してもらう書類も用意していますよ。

つまり、しっかりと効果測定している。着実な電子化の進め方といい、現実的な効果測定のやり方といい、いかにも京都を地盤とする老舗企業らしい手堅さが窺えるようである。

《見える化》を実感できるしくみに変わった！

申請の電子化が進むことで、一番大きく変わったこと、それは《見える化》が実感できるしくみで処理が進むことだ、と入江係長は言う。

入江係長：ほら、よくグループウェアの効果を話す時に《見える化》という話をするじゃないですか。申請・承認を電子化することで、その《見える化》を実感できるようになりましたね。例えば総務担当の休暇届ですが、紙伝票の頃は１週間分ほどその伝票を貯めて処理していたようですが、その処理がどこかで止まっていても申請者には分からなかったんですよ。実際、止まっているのかどうかすら気が付かなかった。それが電子化になると、総務での承認進行状況が見えるんですね。だから、承認を止めていると、申請者から"こんな簡単な承認、すぐに回してよ"という感じでクレームが入る。他部署の仕事の進み具合が見えるんですね。"ホンマに見えるんやー"という感じで、最初の頃はみんな結構感激しましたよ。

承認ルートの見直しが始まった！

栗田次長：電子化を進めて行く過程で判明したことですが、従来はかなりの承認が社長に集中していたんです。しかしこの機会に承認ルートの見直しをしたので、承認の分散が進みました。それだけ、社長の負荷は減ったことになります。しかし、一方でパソコンさえあれば常時承認が可能になりましたから、社長はケータイ承認こそしていませんが、常時パソコンを携行し承認業務に追われることになった訳ですね。

「組織図メンテナンス」がラクに。システム部の仕事も変わった！

では、電子化の推進によってシステム部自体の仕事はどう変わったのだろうか？前述したように、申請・承認の電子化はいずれも「申請者」「生産改革室担当」「システム部担当」の三者の話し合いに基づいて進められる。そして申請書式は「生産改革室」の方で作成されている。大きな変化は、組織図のメンテナンスに関する仕事のようだ。

システム部　久川氏：私は入社してすぐにPOWER EGG2.0を使い始めましたので、以前のものと比較することはできません。しかし、当社の場合、かなり人事異動が多いのですが、その際の組織図メンテナンスに関しての負荷が、POWER EGG2.0の場合、かなり少ないように思います。ユーザーからの不満も無く、私はとても満足しています。

それでは次に、グループウェアとしての POWER EGG2.0について、その評価を確かめてみよう。

ポータル画面は、シンプルで硬派な印象が特徴。

日本電産シンポ様の全社ポータル（ログイン画面）は、硬派な内容がシンプルな構成で訴求されている。 画面が立ち上がると、まず日本電産（Nidec）グループのコーポレート・スローガン「All for dreams」に続き、「頂点への道は三大精神にはじまる」として、

• 情熱・熱意・執念
• 知的ハードワーキング
• すぐやる、必ずやる、出来るまでやる

の行動スローガンが表記される。そして申請・承認の電子化を進める動機の１つとも言える《シンポ一人当たり売上・生産２倍》の目標が掲示されている。

掲示板については、全社通達の確認スペースとして活用。

掲示板はあまり制限をかけず、総務・経理・システム部門などから流れる全社通達の確認スペースとして活用している。だがそうなると、全社員が見ていることが前提になるので、見ない人への指導は少しきつくなることもある。

導入当初は、掲示板を常に見るようPRしたが、それでもなかなか見ない人もいた。ところがPOWER EGG2.0の場合は、「見ていない人」が分かるから、見ていない社員に対して見るように繰り返し要請し、それでもダメな人には「社長および上司の本部長名」が入った文書を出して「見ない理由」を文書に記して提出するよう求めたりした。またある時は「見ていない社員の上司」宛にメールを送り「あなたの部下が見ていない。
その現状をきちんと把握して、適切に指導してくれ」と直談判したこともある。こうして全員が見るようになるまで、繰り返し指導を徹底した結果、今では全社通達確認の場として掲示板は日常的に不可欠のものとなっている。

社長自身が、スケジュール登録を率先垂範。

スケジュールについては、社長自ら「きちんと入れなさい」という指示が出ている。社長の場合、マイメンバー登録をして、主立った役員・社員の出先簿を閲覧できるようにしているそうだ。また社長のスケジュールについては、基本的に全社公開している。

栗田次長：他の人のスケジュールが把握できるのは助かりますね。例えば私の場合ですと、合併に伴うシステム統合・調整作業などを協力して進めている日本電産キョーリのプロジェクト担当者のスケジュールが把握でき、いま何をどう進めているのかが掴めます。そんな感じで、皆きちっとスケジュールを埋めている。何も入っていない、空いていると、仕事をしていないように思われますからね（笑）。

グループウェアとしての使い勝手は良い。入れ替えて、あっという間にみんな慣れた！

入江係長：グループウェアとしての使い勝手は、私は良いと思っています。4分割がきちっとし過ぎていてちょっとお役所っぽいというか、遊び心がもっとあっても、とか個人的には思いますが、現場からシステム部に文句が上がって来ないということは、みんな満足している証拠ですよ。この手のものは、何か不満があると必ず文句言って来ますが、満足していると別に何も言っては来ない、とそういうもんなんです。みんなあっという間に慣れたようです。

また入江係長によれば、ファイル管理はマニュアルや申請書類（まだ紙のもの）なんかのサーバ替わりで利用されており、会社に関わる書類がいっぱいこのファイル管理に入っている。

栗田次長：私がとくに気に入っているのは、アシストメッセージ。これが便利ですね。人それぞれの性格にもよるでしょうが、私の場合はアシストメッセージが出たらすぐ処理してカラにする。そうしないと気分的に落ち着かない。こういう人が増えれば、思うツボなんでしょうね（笑）。