ＪＡバンク新潟県信連 様
柔軟なルート設定が可能な
「汎用申請ワークフロー」により、
業務効率化を推進できました
信用事業を通じ、新潟県農業の振興および農家経済の安定・向上を図り、広く地域社会の発展に貢献することを使命としている新潟県信用農業協同組合連合会(以下、ＪＡバンク新潟県信連)。
今回、POWER EGGの導入背景と効果について、経営企画部 総合企画担当 副部長 髙橋 雅文氏、同部同担当 調査役 山岸 意道氏、総務部 総務・役員調整担当 部長代理 大塚 友紀氏、同部同担当 調査役 河原 健太郎氏に詳しく伺いました。
| 背景 |
・従来は紙の申請・報告だったため、審議・回覧に時間がかかっていた ・取り扱う電子書類の広がりにあわせ、新たな管理手法の整理が必要となっていた ・サステナビリティへの意識が高まる中、ペーパーレスへの関心が高まっていた |
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| 活用状況 |
・汎用申請ワークフローの導入により、決裁時間の短縮を実現。同時並行での回覧や複雑なルートでの決裁にも対応 ・Webデータベースの導入により、報告・申請から文書保存までの一連業務をシステム化し、業務効率化とペーパーレス化を推進 |
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申請書の回覧が迅速に、ペーパーレス会議も実現
今回、導入した製品・サービスを教えてください。
業務効率化とペーパーレス化推進のため、POWER EGGを導入しました。選択した機能は、汎用申請ワークフローとWebデータベースで、ライセンスは利用者の増減等も考慮し250ライセンスずつとなります。導入決定は2020年12月、本稼働は2021年8月からとなります。
POWER EGGの導入効果を教えてください。
全職員にPOWER EGGに関するアンケートを実施したところ、概ね業務の効率化を実感しているとの結果が出ています。ちなみに、このアンケートもWebデータベース機能で実施したものです。具体的な効果は次の通りです。
汎用申請ワークフロー回覧のスピードが半分に
全部門に回す報告書の場合、紙のときはすべての回覧を終えるまで2週間以上かかるときもありました。
POWER EGGの同報機能を利用するようになってから、最短で即日で完了するようになりました。体感的には以前の半分以下の時間で完了していると感じています。
紙と大きく違う利点は、同報機能ですね。承認者が並行して閲覧できるようになりました。また、審議が必要な予定案件を事前に確認することができるようになりました。各人の都合の良い時間に閲覧してもらうことで、スピーディーな決裁が実現しました。
Webデータベース申請から保存までの一連業務をシステム化
POWER EGGで申請・審議・回覧・保存などの一連業務をシステム化し、内部手続きもシステム利用を前提に整理したことで、業務効率化とペーパーレス化が一気に進みました。紙資料だと、どうしても印刷、綴込み、廃棄などの作業がありますし、回覧先でコピーをすることもありますが、システム化により、こうした業務フローから解放されました。
また、ペーパーレス化は、地球環境保全の観点でも非常に重要と考えています。
テレワークの実効性が向上
コロナ禍では、在宅でのテレワークとなる職員もいましたが、POWER EGGの導入でテレワークでも申請・承認・報告などを通常通り行うことができ、実効性が格段に向上しました。
ペーパーレス会議が実現
ファイル管理の共有フォルダに資料を入れてペーパーレス会議を実施するようになりました。各自のノートPCから会議資料を同時に閲覧できるようになり、これまで使用していた専用のペーパーレス会議システムが不要となりました。
共有フォルダを構築できたことで、さらなる有効活用もできるものと考えています。
1部屋分もの保存スペースを削減
POWER EGG導入後は確実に紙の保存スペースを減らすことができました。
紙の書類は各部門にまたがって存在しているため、正確に算出したものではありませんが、POWER EGG上へ移行した書類を1カ所に集めると、1部屋分はあったと思います。実際には、まだ紙で保存しなければならない資料もあり、完全にペーパーレスになったわけではありませんが、今後、POWER EGGを運用するなかで、さらなる削減を期待しています。
POWER EGGを導入した背景をお聞かせください。
業務の効率化は、常に課題でありました。さきほども申し上げましたが、紙による稟議や報告は、回覧に手間も時間もかかりますし、保管スペースの確保も必要です。
生産性を高め、本来の業務に従事できる時間を増やせるよう、効率化できるところから着手しようということで、ペーパーレス化の推進も可能な申請ワークフローのシステム導入を検討するようになりました。
「柔軟なルート設定」と「汎用性の高さ」が決め手に
POWER EGG選定の決め手はどのようなところにありましたか。
今回のシステム導入で重要な要件だったのは「柔軟なルート設定」と「汎用性が高いシステム」の2つです。
「柔軟なルート設定」については、過去の申請を調べると、申請ごとに個別の回覧ルートが発生するケースが多いことがわかり、それに対応できることが必要でした。
「汎用性が高いシステム」とは、カスタマイズの必要がなく、導入したらすぐに利用できるシステムという意味です。長く利用することを考えると、保守・メンテナンスで苦労しないよう、なるべくカスタマイズせずに使えることが必要と考えました。
もちろん、業務をシステムに合わせる必要性が生じますが、POWER EGGならば、運用でカバーできる範囲も多く、カスタマイズなしに導入できると判断しました。
運用は段階的に実施
着実にペーパーレス化を推進
実際にどのような申請ワークフローが運用されているのでしょうか。
大きく分けると、稟議と報告の2種類です。ただ、すべての申請がデジタル化されたわけではありません。
例えば外部とやりとりする資料など、どうしても紙の添付が必要な申請もありますから、こうしたものは紙の申請も許容しています。
現場ではさまざまな状況に配慮しなければならないため、一気にペーパーレス化を推進することは難しい状況ですが、支援いただいているベンダーさんやディサークルさんの知見・ノウハウを拝借しながら、より良い仕組みを検討していきたいと考えています。
Webデータベースについては、どのように運用されているのでしょうか。
Webデータベースは、総務部が管理権限を持っており、アプリケーションの作成も部内で行っています。
例えば、汎用申請ワークフローと連携して回覧後の申請書をWebデータベースで管理したり、監査資料を管理したりしています。
また、自動車管理日誌、文書発送簿などの管理簿やアンケートにも活用しています。
導入後、経営企画部からの要望もあり、申請制でデータベースを作成できるよう権限を付与しています。
将来的には全部門でWebデータベースの活用を横展開していきたいと考えています。
最近は他の部門からも問い合わせが来るようになってきましたので、啓蒙活動やレクチャーなどを実施して、全職員がWebデータベースを作成できる仕組みをつくっていければと思っています。
また、Webデータベースについては、テンプレートをダウンロードして利用できるとのことですので、今後、ぜひ活用していきたいと考えています。
さて、最後になりますが、ぜひご意見・ご要望をお聞かせくださいませ。
当会としてはPOWER EGGの運用を続けながら、さらなるペーパーレス化の推進やWebデータベースの利用拡大などにも積極的に取り組んでいく所存です。
もちろん、我々だけでは限界がありますから、ベンダーさんやディサークルさんの力を借りながら前進していきたいと考えています。引き続き、手厚いサポートをお願いいたします。
企業プロフィール
新潟県内の農業協同組合の信用事業を統括する県域農協系金融機関。「一人は万人のために、万人は一人のために」という協同組合精神の基本理念に沿って、「農業」と「くらし」を金融面からサポートする。
現在、第18次中期経営計画に基づき、「にいがた農業応援ファンド」をはじめとする、農業の担い手向け金融支援策の展開や、農業法人・食農関連企業などへの資金供給およびソリューション提供などを展開。地域農業・経済の発展と貢献にまい進している。
| 正式名称 | 新潟県信用農業協同組合連合会 |
|---|---|
| 所在地 | 新潟県新潟市中央区東中通一番町189番地3 |
| 設立 | 1948年8月 |
| 総資産 | 2兆424億円 |
| 出資金 | 744億円 |
| 職員数 | 169名 |
| URL | https://shinren.jabank-niigata.or.jp/ |
※本事例に掲載されている情報は、取材当時のものです。
取材：2023年2月
