株式会社ハピネット 様

背景・課題	・2006年にPOWER EGGを導入し、2016年よりプライベートクラウド版を利用開始 ・全社にてグループウェアと汎用申請ワークフローを導入 ・個別導入として、玩具事業部門にてWebデータベースを導入

導入効果	・社内稟議をすべて電子化。およそ7000枚のペーパーレス化と時短につながっている ・モバイルからの承認決裁が可能になり、業務のスピード化に寄与 ・部門内での情報共有が進み、データベースの運用も部門内で完結する形となっている

グループウェアと汎用申請ワークフローを全社的に活用

御社では2006年よりPOWER EGGをご活用いただいております。改めてお伺いしますが、導入のきっかけとご導入状況を教えてください。

当時に利用していたグループウェアを更改することとなり、様々な製品を検討しました。機能的な評価はもとより、導入・全社展開のキーマンとなる社内部門代表メンバーによる厳しい選定の結果、POWER EGGを導入することになりました。

2016年には弊社システムの方向性としてクラウド利用推進の観点から、POWER EGGもプライベートクラウド版に切り替えました。現在はVer3.1cを利用しています。

現在導入している機能は、グループウェアと汎用申請ワークフローが1,300ライセンス、Webデータベースが50ライセンスです。グループウェアと汎用申請ワークフローは全社的に利用しています。Webデータベースは、玩具事業部で取引先情報を共有したいという要望があり、そこで導入しました。

また、一部の業務に限って、申請の途中で内容を都度更新しなければならない要件があり、汎用申請ワークフローのアドオン機能として、添付ファイルの差し替え機能を追加しています。それ以外は標準機能のまま利用しています。

ペーパーレス化が進み、現場での利用も浸透

POWER EGGの導入効果をお聞かせください。

ペーパーレス化年間約7,000枚の稟議書を電子化

この7,000枚というのは、全社に関係する社内稟議の年間分の量に相当します。さまざまな部門の業務に影響がある重要な申請書類ですから、紙ベースで保管していたときには、その管理に大きな手間と負担がかかっていました。

汎用申請ワークフローによって稟議書の電子化が進んだことは、当社にとっては非常にインパクトが大きかったです。この取り組みにより、ペーパーレス化が進んだという手応えを感じています。

スピードアップ稟議の承認業務が平均2～3日に

紙の稟議書を回していたときは、承認ルートの上席一人ひとりに説明して決裁を仰ぐ流れでした。

承認権限を持つ上席と都合良くアポイントが取れれば良いのですが、なかなか予定が合わない場面も多々ありました。そうなると、稟議の承認フローが止まってしまうわけです。上席からすぐに承認が出るとも限りません。差し戻された場合は、内容を修正して再び日程調整からやり直さなければなりませんでした。

稟議が電子化される以前は、最終の決裁印をもらうまで起案してから1カ月かかることも珍しくない状況でしたが、汎用申請ワークフロー導入後は2～3日もあれば最終決裁者までたどり着くようになりました。
うまくいけば、起案したその日中に承認をもらえることもあります。正確に分析したわけではありませんが、業務スピードはかなり向上していると推測できます。

Webデータベースによる情報共有エンドユーザーコンピューティングの実現

玩具事業部から取引先情報を共有するデータベースがほしいという問い合わせがあり、組織と社員情報を持つ、POWER EGGのWebデータベースが最適と考えて導入しました。

現場ではスクリプトなどを使わずに手軽に作成できるとあって好評です。取引先店舗情報を画像データと一緒に保存してチームで共有するなど、約20個のデータベースを作成しているようです。

我々は、導入初期に事業部とベンダーとの橋渡しをした程度で、導入後の具体的な利用については基本的にノータッチです。エンジニアがいない玩具事業部の中で完結したデータベース利用は、まさにエンドユーザーコンピューティングといえると思います。

モバイル活用アプリの分かりやすいUI

グループウェアについては長年利用していますから、ツールとして手に馴染んでいる感じがします。Ver.3になってからはインターフェースが洗練されて、より使いやすくなったという声が聞こえてきます。

以前のバージョンから顕著に良くなったと感じるのは、スマートフォンからアクセスするときです。当社は2019年から全社員にスマートフォンを配布し、モバイル活用を推進しているのですが、何もレクチャーしていなくてもPOWER EGGのアプリを触っているうちに使えるようになっているようです。

スマートフォンからアクセスする場合、グループウェアのスケジュール管理や社内掲示板を手軽に確認できるのが便利です。さらに、稟議の決裁においてもスマートフォンを使って社外から承認できますから、承認業務のスピード化に大きく貢献しています。

導入当初から汎用申請ワークフローを積極的に活用

稟議の電子化に10年以上も前から取り組まれています。社内での浸透は早かったのですか。

従来のグループウェアはメールやファイルサーバーを利用するのがメインだったこともあって、POWER EGGの汎用申請ワークフローはかなり新鮮でした。
POWER EGG導入当初から、申請書データをワークフローに添付し、決裁者を経由していくやり方で、積極的に活用していました。

今でこそ申請ワークフローの電子化が注目されていますが、POWER EGG導入に尽力いただいたベンダーの三谷産業から見ても、当社は早い段階でワークフローを導入し活用している企業という認識があったようです。

POWER EGGをクラウド環境に移行した背景をお聞かせください。

インフラ機材が老朽化したとき、当時はオンプレミスでリプレースする流れが自然だったのです。ただ、リプレースを検討していた2016年当時には、クラウドが注目され始めていました。

当社も比較・検討を行い、オンプレミスよりもクラウドの方がトータルコストは下がると見出していました。とはいえ、セキュリティやネットワークなどにける不安を払拭できず、躊躇したのは否めません。最終的には、三谷産業のサポートを信用し、クラウド化に舵を切りました。会社方針に沿ったクラウド化の流れにPOWER EGGも従ったというのが背景になります。

組織変更に対応するため、世代管理機能が欠かせない

クラウドへの移行にあたって、再度POWER EGGを選定いただけたポイントを教えてください。

移行にあたっては、POWER EGGありきではなく、クラウドで利用が可能な著名なグループウェア製品を比較・検討させていただきました。

もちろん、カタログベースで比較・検討するのではなく、各社の営業担当やエンジニアの方からも話を伺い、さらにPoC（Proof of Concept：概念実証）も行いました。そうした比較・検討をしたうえで、やはりPOWER EGGを選定したのは以下の理由からです。

組織のツリー構造を世代管理できる

当社は組織変更の頻度や規模が大きく、例えば、今期まであった組織が来期には刷新という状況も珍しくありません。その場合、ワークフローの申請ルートがすべて変わってしまいます。こうした組織のツリー構造変更をその都度グループウェアに反映させるのは、作業的にも時間的にも大きな労力が必要です。

POWER EGGには、グループ会社やプロジェクトを含む複雑な組織構造の登録や変更が簡単に行える専用の管理ツールが用意されています。特に当社にとって大きかったのは、組織の世代管理できる機能です。

未来の日付で新しい組織を準備しておけば、その日と同時に自動的にワークフローのルートを自動変更してくれます。しかも、申請が変更日以前からのものであれば、旧組織のワークフローで流れていくので、これは他に類を見ない機能でした。何よりも、あらかじめ登録準備をしておけるのが、非常にありがたいと感じています。

強力なベンダーのサポート

POWER EGGを販売するディサークルの親会社でありベンダーでもある三谷産業のサポートは、これまでのお付き合いのなかで欠かせないものとなっています。
POWER EGGの導入はもちろんですが、現在進行形のクラウド利用に関しても三谷産業のサポートがあってこそ順調に進んでいる状況と言えます。そういう意味では、三谷産業というベンダーのサポートは大きな決め手でした。

POWER EGGを情報基盤のハブとして

今後の展望をお聞かせください。

まず、POWER EGGをさまざまな業務アプリケーションの認証基盤にすることを考えています。というのも、POWER EGG側にはSSO連携の仕組みが用意されていますし、業務ポータルとして現場での利用頻度が高いので、SSOの入り口として位置付けることが、もっとも自然だからです。

また、来期以降の話になりますが、SSOだけでなく業務アプリケーション間の連携も少しずつ取り組んでいこうと考えています。我々のように組織内のシステム利用状況を俯瞰できる立場の部門が、こうした取り組みを推進していくことが必要だと考えています。特に全社に関わる会計や人事のアプリケーションは、早々に連携の仕組み作りに取り組みたいです。

業務アプリケーションとの連携という話になると、関係各所との調整も必要です。大きなプロジェクトにはなりますが、ぜひ進めていきたいと考えています。

企業プロフィール

バンダイナムコグループのエンタテインメント商材を扱う国内最大級の流通企業。玩具、映像・音楽、ビデオゲーム、アミューズメントの4事業を行っており、エンタテインメント業界において強固な収益基盤を築いている。中間流通業に留まらず、自社オリジナル商品や映像作品の企画・製作など、新たな収益基盤確保に向けた取り組みも展開。取引先数はメーカーが約700社、販売店が約1,200社。「人々の幸福な人生（Happiness）の実現に貢献する」という信念のもと、グループをとりまくあらゆる関係者との間で積極的なコミュニケーションを図りながら（Networking）、豊かなライフスタイルの提供を目指している。

名称	株式会社ハピネット
本社	東京都台東区駒形ニ丁目4番5号 駒形CAビル
設立	1969年6月
資本金	27億5,125万円
従業員数	連結：968名／単体：454名
URL	https://www.happinet.co.jp/

取材：2021年9月