株式会社大屋 様

入替以前に使っていたグループウェアについて

同社では元々、松山市内のスーパーが使っていたグループウェアを使用していた。それは当該スーパーが自社業務用として「Notesに自社で組んだプログラムを載せた」もの。いわば、そのスーパー向けオリジナルシステムだった。 当然、大屋様オリジナルではないため、当初はともかく、使いこなすうちに、だんだん使いづらさが目立って来て現場のストレスがかなり溜まっていた。 とくに多店舗化が進行する中で、人事異動が頻繁に生じ、そうなると組織変更への対応機能が乏しいだけに運用管理面での負荷もかなり高まっていた。

しかし、自社用に改めてプログラムを組むのは大変。そこで、あまり使いやすくはないものではあったが、掲示板やメール、簡易版ワークフロー、文書管理などを約５年間、機能面や使い勝手での不満があっても我慢して使い続けていた。

メーカーのサポート終了を契機に入替へ

しかし2009年、Notesのベンダーから当該バージョンに関するサポート終了の通告が届く。そこで同社ではまず、Notesのバージョンアップを検討した。ところが改めて確認してみると、 バージョンアップにはNotes初期導入時の費用と同じぐらい膨大な費用がかかることが判明した。

それならばこの機会に、もっと自社にとって使いやすく、できれば費用的にもNotesのバージョンアップより安く済むものを、ということで、2009年度中に新規グループウェア入替を行うことが役員会で決まったのだ。

頼木氏：実は弊社の情報システムは、電算チームリーダー（藤原氏）がほぼ１人で管理し、私が側面サポートしています。システム要員が少ない。それだけに正直なところ、今までと違い、とにかく運用負荷の少ないものを入れたい、というのが私たちシステム担当の希望でした。47店舗もありますから、何かトラブルがあるたびに、いちいち対応していたらキリがないんですよ。

以前のグループウエアの問題点

Notesにとくに問題があったわけではない。ただ、元々が他社がオリジナルシステムとしてプログラムを組んだもので、自社向けではなかったことが、大屋様にとって使いづらさを生んでいた。

利用ユーザーにとっての問題点

• 作業の指示／回答が、常に一方通行になり、本部-店舗間、商品部-店舗間でタイムリーな情報共有ができない。
• 作成した会議室が消えるトラブルが幾度か発生していた。
• 頻繁に起きる障害への対処も不十分で、実務的に使いづらい。
• 全店分まとめて来る指示の中から、自店に関係する指示を探し出すのが手間で、見落としや見忘れがある。
• ワークフローがもの足りないため、作業の指示徹底が図られず、申請・決裁業務面が紙ベースで運用されていた

システム管理者にとっての問題点

• サポートが終了することにより、従来システム（Notes）に何か問題が生じたときに手が打てない。
• 運用管理負荷が高い。同社の場合、新規出店がある際は人事異動や組織変更が頻繁に生じ、システム設定変更が大変な手間になっていた。
• 組織変更時、メンテナンスのためシステムの稼働が止まる。
• IE7をサポートしておらず、新動作環境に対応できない。

経営サイドにとっての問題点

• 内部統制対応／セキュリティ対策が不十分であること。Notesでは、アクセス権の設定に手間がかかり、結局「起案書」「始末書」等がアクセス権設定のないまま回り、全員が見れてしまう状態になっていた。
• 本部-店舗間、商品部-店舗間で情報共有が徹底されない。また作業指示や回答が一方通行になりがちで、店舗への指示が徹底されていなかった。
• その結果、例えば「万引き事故報告」の情報共有が全店で速やかに進まず、同様の万引きが発生するなどリスク管理面での問題が生じていた。

移行に際して

移行を決めた同社では、さっそく新システムの比較検討に入った。 検討対象となったのは、次の３製品だった。

• 従来使っていたシステム（Notes活用型）が製品化されたパッケージ。
• ドラッグストア専用グループウェア「P2Net」。
• POWER EGG2.0

POWER EGG2.0については、POWER EGG2.0と同時に導入した文書管理システム「@Drive（アットマークドライブ）」を提供しているソレキア株式会社からの紹介により知った。
（注：ソレキア株式会社は、POWER EGG2.0の販売パートナーである）

それぞれの製品の機能比較・導入予算比較を行った結果、約3.5ヶ月の検討期間を経てPOWER EGG2.0の導入が決定された。その理由としては、機能面や予算面での評価もさることながら、多店舗展開型小売業であること、情報システム要員が少ないこと、といった同社ならでは実態に 基づくニーズに、POWER EGG2.0が十分に応えられるシステムであることが評価されたから。データ移行に関しては、洗い出しされた必要なデータのみを手作業で移行した。また機能面に関しても、これまで利用してきた「掲示板」「スケジュール」「文書管理」「ワークフロー」は、POWER EGG2.0の標準機能および、@Driveにて対応可能で、新たに個別開発等は必要なく移行できた。

多店舗展開型小売業におけるPOWER EGG2.0 の活用

現在同社では「本社70ライセンス」「47店舗94ライセンス」でPOWER EGG2.0が稼働している。
本社では、一般企業と同様に各種委員会やエリアマネジャーなど1人1ライセンスを持つが、特徴的なのは店舗での稼働である。
各店舗には1店2ライセンスが与えられている。それぞれ「店長向け個人ID」と「店舗の全員が使える店舗ID」である。つまり責任者である店長だけがアクセス権のあるIDと、必要に応じて店舗の全員が見れるIDの２つが用意されている。

アシストメッセージの活用

POWER EGG2.0 では、必要なメッセージがプッシュ配信されるので、以前のようにたくさんの情報の中から自店に関係あるものを探し出す手間がなくなった。タイムリーに指示事項に気づき、処理しなければメッセージが画面に残るので、いやでも速やかに処理するようになった。

藤原氏：以前は全体の情報掲示があって対象店舗はどこ、という状態だから、一応全部見てみないと自分に関係のある情報が見つからなかった。それが今は、自分に関係のある所だけ見れば用が済む。対象の店舗にしか指示を出さないから、受ける側は区分けの必要がない。 つまり、アシストメッセージを順番につぶして行けば、いつの間にか仕事が全部片付いているという感じですね。 これは現場サイドの評判がすごくいい。

本部-店舗間の作業指示の徹底

POWER EGG2.0 が稼働することで、本部-店舗間の作業指示が徹底されるようになった。ここで活かされているのが、コメント添付機能である。
以前は作業指示を本部から出し、それに対して店舗は「指示実行の場合は○」「未実行の場合は×」という形で回答するしくみだった。これでは指示と回答がそれぞれ一方通行になりがちで、実際「○」という回答があった店に行ったところ、実態は「未実行の×」というケースもあったようだ。

それが今では、例えば陳列指示を出す場合もコメントを付けて具体的に指示し、店舗サイドで分からない場合は、「もっと詳しい指示が欲しい」「分からないところがある」などのコメント付きで質問が返ってくる。また陳列指示を実行した場合は、コメントおよび陳列実施画像付きで回答が戻る。
「即、指示」「即、回答」であり、現場の動きはかなりスムーズになった。こうしたことにより作業指示の徹底が進むと同時に、やり取りができるため本部-店舗間コミュニケーションの円滑化や活性化にも役立っている。

全店での情報共有

例えば万引き事故があった場合。事故店の近くの店にはすぐ電話連絡するが、その他の店には、すぐに防犯カメラに写った画像も添付して掲示板に揚げ注意を喚起する。「こういう人物が行ったら注意しろ」というわけで、この掲示板を見れば事故防止効果につながる。

ワークフローの活用とアクセス権設定

『最終的にPOWER EGG2.0 を選択した理由、
それはワークフローの機能が抜群だったことが大きいですね』
と頼木・藤原両氏は口を揃えて言う。同社では従来も、「起案書」「始末書」「商品廃棄報告書」など10種類ほどの簡易版ワークフローを使っていた。しかし、使い勝手がよくないのと、プログラムをいじれないため自分たち仕様で簡単に作れない、といった理由で紙ベースの申請もかなり残っていた。

しかしPOWER EGG2.0 の稼働により、普通の作業での指示・回答・報告などは全てワークフローにのせられ、決裁のスピードアップが図られるようになった。
労務・経理・経営なども含め、今では申請書が30種類ぐらいに増え、申請・決裁が便利になって、紙ベースでの処理は大幅に減少。簡単に申請フォーマットが作成でき、また申請ルートを気にすることなく申請できる点も喜ばれている。店舗では、パートさんも店舗IDを使って「シフト変更申請」など、気軽にワークフローを使えるようになっている。

アクセス権の設定が簡単にできるようになり、情報セキュリティ面も大幅に改善。必要な人だけが見ることのできる稟議に関するセキュリティチェックもでき、以前は「全員が見れてもいいのかねえ？」的状態だっただけに格段にセキュリティレベルが向上した。

また、業務上店舗間を頻繁に移動するエリアマネジャーたちにとってもPOWER EGG2.0 のワークフローは評判がいい。以前は週に１-２回、本部に立ち寄った際にしか決裁できなかったが、今では移動中でも決裁できる。それだけ仕事にスピード感が増し、本部や現場店舗との連携がスムーズになっている。

情報システム管理者にとっての扱いやすさ

運用管理の負荷が少ないこと、これもPOWER EGG2.0 を選択する大きな理由となった。ちょうど、Notesへのストレスが高まり、サポート終了通知があった頃、同社では一方で店舗の数が増えつつあった。「これだけユーザが増えると、何か不具合があった時、ちょっとまずいなあ」「従来システムのように、ユーザIDが増えるとグループウェアのスピードがダウンするのも問題だなあ」と、頼木・藤原両氏も思い始めていた。

そのタイミングでの入替である。当然彼らは、運用管理面での負荷が少ないシステムを希望する。 同社の特徴の１つ、それは人事異動が多いことである。新規出店のたびに、頻繁に異動が行われ、組織変更を必要とする。そこで組織図メンテナンスが必要になるが、これがそのつど手間を要すると大変である。 その点でPOWER EGG2.0 は、他の競合システムを圧倒的に凌駕していた。

• 『こんどはプログラムの世界じゃないから、簡単にメンテナンスできる』
• 『IDの追加や組織図の変更も楽勝。日付指定ができるので組織変更時にシステム停止もなくスムーズ』
• 『いま開いている画面に応じたヘルプがあるので、導入時に、"何か分からなければヘルプを参照すること"と伝えたが今のところ大きな混乱もない』

導入時説明は本部で３回、指示を出す人に「作業の使い方」「指示をどう出せばいいか」などを説明。店舗では店長向けに２回、指示を受けるために「掲示板を見てください」「作業を見てください」「メールを見てください」程度の、各１時間の説明を実施。従来のシステムとは違うので若干の戸惑いは現場にあったと言うが、特に大きな混乱もなくスムーズに稼働開始されたようだ。

その他の利用状況と評価ポイント

• スケジュール、掲示板、社内メール
  現在はスケジュール、掲示板、社内メールを利用している。電子会議室は、会議用文書の登録場所として使おうとしたが、文書のリンクなどが結構面倒だったので今は中断している。今後は各種委員会（組織活性化委員会や新事業開発委員会など）のように、部署間をまたがったグループの動きに対応できるよう、そこの会議室としての利用を考えているそうだ。
  評判がいいのが「社有車予約」。当地では、移動に際してクルマは不可欠。ゆえに、新店オープンが続いたりすると、社有車の取り合いになるが、その予約整理で効果を発揮しているとのことだ。
• 作業指示の進捗管理
  指示と回答のやり取りの履歴が残るので、作業指示が徹底されているかどうか、進捗管理がしやすくなった。もちろん店舗現場としても、店舗IDで売場責任者が指示を確認し、売場担当に連絡するかたちで売場管理が行き届くようになった。
• モバイル連携
  携帯電話へのリアルタイムの伝言も重宝されている。最近、同社本部の引っ越しがあったが、その機会に店長たち責任者には、携帯電話へ伝言メモを飛ばせるようにした。これは災害時における安否確認用にも役立っている。

内部統制／セキュリティ対策
アクセス権設定が簡単にできるので、従来野放し状態だった内部統制・機密保持が図られるようになり、経営陣には好評である。

情報共有
本部-商品部-店舗間での情報共有が図られ、コミュニケーションがスムーズになり、全社の一体感が出てきた。今では朝パソコンにログインしたら即ナビビューを立ち上げ、見ておくべき掲示と自分へのメッセージを確認する。そしてみんなが同じテンションで業務を開始する、といったかたちでスムーズに日常業務へと移れ、効率化が進んでいるという評価だ。

コスト削減効果
「紙を減らす」「必要最小限の人員で対応する」「省時間が図られる」といった、コスト削減につながる現象も目立って来ている。

頼木様：いま、コーポレートビューの利用について検討中です。社長もそれを希望しておられる。みんな朝来るとすぐログインしてナビビューを見る習慣が付いたのだから、そこでコーポレートビューが充実していれば、もっと組織は活性化すると思います。予実管理などもできるといいですね。お互いに営業進捗状況がわかり、励みになるでしょう。
人事からは"今日は何の日？"みたいな情報を、日付予約しておいて掲示したいという要望も出ています。これは、小売店舗の日常業務にとって、忘れてはならない情報ですからね。
"あいさつ運動"を推進するため毎日、「ありがとうを言おう」などのスローガンを掲示したり、なんてのもあるかな？
とはいえ、未着手の申請書なども少し残っているので、まずはワークフローの充実が最優先課題です。それが片付いて落ち着いたら次の段階、弊社らしいコーポレートビューの企画設計、さらには残業申請データと給与システムとの連携など基幹システム連携にも取り組んで行きたいですね。