阪神高速道路株式会社 様

2006年10月稼働開始

時計の針を少し戻して、POWER EGG稼働開始の頃のお話を伺おう。

平野氏：まずメール、次にファイル共有、そしてスケジュール、電子決裁などの順に活用を開始しました。版数管理ができるファイル共有の採用は、紙を減らしたいという目的に沿っているからです。

藪上氏によれば、導入時研修は以下のように行われた。

藪上氏：ディサークル社の協力を得て、全社員対象に1日2回、午前と午後に分けて20日間で通算40回の導入時研修を実施しました。1回あたり30人が受講でき、全社員の半分ぐらいが受講しました。残りの半分はと言うと、研修を受講しなくてもすぐに慣れてしまったようなのです。元々慣れているWebベースの操作なので、使っているうちに何となく馴染んで来た、という感じですかね。もちろん質問があったりしたらきちんとフォローしましたが、大変だったという実感は無いです。このように、人に馴染みやすいシステムである、という所もPOWER EGGの良い点ですね。

導入当初は

・やはり紙に書かないとしっくりしない。
・必要な機能がどこにあるのか分からない。
・文書のコピーを持っていないと落ち着かない。

などの反応もあったようだ。しかし、印刷はスクリーンショットでコピーできるし、速やかに処理される電子決裁を実感すれば当初の違和感はすぐに解消され、以前のように「あの書類がどこに行ったか見つからない」なんてトラブルも無くなり、今はとくに不満も出ず、みんな以前からあったように当たり前に使っているという。

ワークフローと内部統制

「POWER EGGの場合、ワークフローは格段に優れている」と平野氏は評価する。

平野氏：当社は元々が公団ですから、決裁は紙ベースのドキュメントがメインでした。また導入当時は"ノーペーパー化"とか"紙をなくしましょう"という意識が全社的に低かったので、電子決裁が理解されるのはなかなか難しいのではないか、という感じでした。実際、すぐには浸透しませんでした。しかし、例えば情報システム室が受け付ける申請関係ついてですが、従来、"貸出パソコンの申請"や"新しいＩＤ申請"などは紙の申請書で行っており、その書類にハンコを押して何百枚も保管していました。だからと言って"じゃそれを見るか"というと実際に見ることなどほとんどない・・・。そこで、このような情報システム室が受け付ける書類から電子申請にして行くことで、ユーザーに"こういう方法で申請できますよ"ということをまず知ってもらい、ワークフローを体感してもらうようにしました。

その結果、１年ぐらい前から関係各署と連携を図りながら電子決裁がかなり浸透し始め、現在は起案の内容によって違いはあるものの、添付書類が多いものや図面の添付を伴うもの等を除き、多くのものがペーパーレス化を実現している。経費精算についても、連携ソフトのPOWER WINGを使用し、出張経費などの経費精算はほとんど電子決裁で行われている。これまでは精算書を庶務がいちいち起票していたのだが、現在は、それを個人が電子決裁で処理するカタチとした。導入当初はユーザーが入力等で戸惑っていましたが、旅費計算が「駅すぱあと」と連携できるという機能があったため、次第に浸透していき、現在は経費精算をはじめ、事務系の業務処理はほぼ100％電子決裁になっている。

和田氏もこう指摘する。

和田氏：元々根強かった"紙文化"を払拭するために、POWER EGG導入は良いチャンスでした。POWER EGGを業務の入口とし、メールを使う、グループウェアを活用する、ワークフローで処理することにより各社員がPOWER EGGに徐々に慣れていき、それに伴い紙は減って行きました。ただ弊社の場合、電子決裁のルート設定が結構複雑なのですが、それを簡単にルート変更設定できる点もPOWER EGGの良い所ですね。 審議者や同報を決裁ルートに入れたり、あるいはルートからはずしたりと、弊社は非定型的なルートを設定することが多いですけど、POWER EGGはそのルート設定がラクだからとても便利ですね。

内部統制・ＩＴガバナンスの徹底、という点での評価はどうだろうか？平野氏がまず挙げるのが「決裁スピードがアップした」点。そして内部統制の改善という点である。

平野氏：電子決裁にして、決裁スピードが上がりましたね。以前の書類による決裁なら、担当者の机上に積まれたまま決裁が滞ることがたまにありました。しかし、今はそれがないですね。電子決裁だと、"申請した人"も"決裁する人"も"稟議関係者"も、権限に応じて決裁進行状況を見ることが可能なので、決裁処理が速くなるんですね。差し戻しの場合も、コメントを記入したりして明確にエビデンス（証跡）が残せるので、決裁処理が迅速・確実になります。また差し替えの場合も、"差し替えをします"というコメントをエビデンスとして残し電子データで差し替えできますから、以前のように新しい書類を作る手間もない。結果、効率化が進むと同時に、机上の書類や持ち歩き書類が減り、内部統制やＩＴガバナンス面でも大いに改善されています。ただ、内部統制上の今後の課題としては監査対策がありますね。電子決裁も当然監査の対象になります。だから、会計監査を受ける際にどのように対応していくのがよいのか、今後ユーザー分科会に参加している方々にお聞きし課題解決していきたいと考えています。

グループウェアの使い勝手について

これまでのグループウェアが弾力的な仕様が困難なものであったため、平野氏によれば、アドオン対応が柔軟なPOWER EGGはかなり評判が良いようだ。

平野氏：社員は積極的にグループウェアを運用していると思います。なぜなら、当社はグループウェアに関しては後進会社でした。スケジュールはバグが多くて使えなかったし、掲示板はユーザーが自分の権限で掲示できないものだったから、情報システム管理者に掲示依頼が全部来て、結局われわれ情報システム管理者が掲出しないと掲示板機能が使えなかったんです。だから以前はメール機能ぐらいしか使っていませんでした。
そういう状況の所にPOWER EGGが導入されたため、便利さを切に実感できました。メールの際にアドレスをいちいち調べる手間もないし、基幹システムを簡単に連携できるし、ユーザーにとって業務における良い環境を提供できていると思います。

では次に、POWER EGGの活用という面で、とくに同社ならではのユニークな使い方をいくつかご紹介しよう。

ホームページを紹介するトップページ画面

下の画面は、同社POWER EGGのトップページ画面である。 まず、画面下部に同社ホームページを紹介している。そして、画面上部は３エリアに分けられ「阪神高速グループスローガン」「落下物等発見時の通報について」「関西電力の電力使用量」（関西電力夏季節電期間中のみ）が表示されるというユニークな構成である。

平野氏：トップページは、POWER EGGを起動した際に必ず出てくる画面です。だから、いろんなカタチで全社員に情報を送れるように企画しています。POWER EGGのコミックでも紹介されているような"気づき"を促す画面構成です。

基本構成はこうである。

まず、上部の左部分エリア。
ここには会社の経営目標とか経営スローガンが掲出されている。POWER EGGはグループ会社でも共通稼働しているので、グループ会社で同じスローガンを見てもらえる。いわば阪神高速グループ全体で取り組む事項を掲出するエリアである。

次に上部の真ん中エリア。
ここは、今、会社が取り組むべき、または社員に意識付けるべき事項を掲出できるエリアである。とはいっても、もちろん勝手には掲出することはできない。各部門からの掲出依頼のうち、会社として掲出が必要であると判断された内容だけを掲出している。現在は、高速道路上にある落下物等を迅速に改修するための注意喚起として「落下物等発見時の通報について」といった内容の掲出を行っている。

そして、上部の右部分エリア。
ここは情報システム室として会社全体にお知らせしておきたい内容を掲出できるエリアである。これまでは時節柄、電力使用・節電に関する注意喚起情報を表示している。

そして、下部に、大きなスペースで自社ホームページエリアを設けている。
平野氏：朝出社してPOWER EGGを起動したら、自動的に会社のホームページがまず目に入るんです。次に会社の目標、そしてコーポレートナビを見て、３回目に目的のナビビューページに入ることになります。最初の頃はユーザーから"なぜこんなに煩わしいのか。何とかしてほしい"という声も確かにありました。でも、やはり自分の会社のホームページなのだから、朝来たらまずは１回見てもらいたいじゃないですか。ホームページへの評価も分かりますからね。

藪上氏：上部の右部分のエリアは、情報システム室が情報を掲出できるエリアなので、いろんな使い方で工夫しています。この7縲鰀8月の夏場は、現在の電力使用量を％で表示して節電意識の啓発に繋げていました。データ情報は1時間に1回更新できるようアドオンしています。こんな風に自分たちでアドオン可能なページがあると同時に、一方で通常の４分割画面は部門で勝手に変更できないようになっており、このようにPOWER EGGは、汎用性がある一方で動かせない原則もあるといった所が面白いですね。

各種の掲示板を活用～「役員会議」も掲示板を活用

同社ではグループウェア機能の中でも、掲示板をかなり多様に活用している。掲示板を作る際は申請制になっており、POWER EGGのワークフローで申請し承認された掲示板を情報システム管理者が作成する。階層づけて、複雑な操作も要らずに簡単に作れる点が重宝されているようだ。

掲示板の種類は多様である。

• 全社掲示板
• 部門に権限がある掲示板
• 出向者用の掲示板 （＝グループ会社に出向している人のための掲示板。「人事情報」や「厚生行事の予定」などを掲示して出向者にも出向元の情報を適宜提供できるよう配慮されている。）
• グループ会社の経営者用掲示板 （＝グループ会社の経営者層が見られるような環境を構築。グループ会社の経営者が、本社と常に情報共有するためのもの。）
• 会議室専用掲示板 （＝会議資料のノンペーパー化を推進するために設けられた掲示板。）

ユニークなのが、この「会議室専用掲示板」を用いたノーペーパーの役員会議である。
ここでは当日の流れに沿って説明しよう。

• 無線LANがはられた会議室では、事前にタブレット端末が各役員席に配置され、その後、各役員が決められた席に着席する。
• 手元にも、机上にも、当日の議事次第以外の会議資料は見当たらない。
• 各役員はタブレット端末からシングルサインオンでPOWER EGG画面を呼び出し、会議室専用の掲示板にアクセスする。
• 会議資料は、この会議室専用掲示板に掲示されており、各自タブレット端末で会議資料を確認する。
• そして会議が行われる。

平野氏：議事次第以外の、紙の会議資料が一切要らない会議なのです。紙も、それをコピーするコストや人手も、資料をセットする人手も、セットされた会議資料を保管する場所も不要です。計算したことはありませんが、省力・省時間にかなり繋がっていると思います。弊社の経営者層にも大変好評な会議方式ですね。またこの方法だと、会議が終わりPOWER EGGを閉じれば、タブレット端末の方には会議資料のデータは残りません。だから、セキュリティ上の心配もありません。
実は、これと同じ会議システムを専用システムでやろうとするとおおよそ百万円単位の費用がかかるようです。 ところが、少し仕掛けが必要となりますが、POWER EGGのグループウェア機能（掲示板）を使えば、コストをかけることなく実現できるのです。 この仕組みは、ビジネスモデルとしても面白いのではないでしょうか。

このような掲示板とタブレット端末を活用したペーパーレス会議は経営者層に限らず、その他の会議参加者にも大変好評なので、今後はもっと増やして行きたい意向だそうである。

ワークフロー活用による人事ワンストップサービスを開始

POWER EGGのワークフローを使って、人事での「ワンストップサービス」も始まっている。姓や住所などの個人情報を登録変更する際に、POWER EGGにつないで申請を１回上げたらすべてOKというサービスである。従来のように、いちいち別々のいろんな関係の書類に同じことを記入する必要なく、１回の申請で全ての変更を完了できるというわけだ。

新防災システムも稼働目前に

実は、今年度末稼働開始予定の新防災システム、そこでもPOWER EGGの活用が検討されている。もちろん事故情報や防災情報などのデータは、各専門部門で運用しているシステムがあるのでそこで作成してもらう。 情報システム室としては、それをPOWER EGGを活用してどう連携させるかが課題となる。

では、少し視点を変えて、POWER EGGの導入・稼働に関する評価や今後の要望について伺ってみよう。

●情報システム室の評価

平野氏：費面や時間面の定量的効果を計ったことはありません。しかし、管理業務としては、例えばノートPCの貸し出し管理が効率的に行えるようになったなど、もろもろの業務遂行上のムダがなくなり、スピードアップが図られている実感があります。また、人事異動のたびに必要となる変更で外注費用がかかることもなくなり、普通に使っている分には運用コストも安いと思います。従来の回覧でも掲示板で代用できるなど、様々な面でコストメリットは出ていると思います。

●ユーザーの評価

たとえば
・掲示板を上げるのに、その都度必要な申請手続きがなくなり、迅速に掲示することができるようになった。
・スケジュール管理がしやすい。他の人のスケジュール予約ができる点も便利だ。
・元々はメールしか使っていなかったので、いろいろな機能があることを知って便利さに気付くことが多々ある。
・社内メールなら、外に出ないのでセキュリティ面で安心だ。関係者が「見たか、見ていないか」開封確認ができる点も重宝している。
など、かなり評判が良いようだ｡ また、平野氏によれば

平野氏：弊社が推進しているノーペーパー化の中で、前述のタブレット端末と掲示板を使った会議は社内的に好評であったため、今後もこのような会議手法を活用して、いろんな会議に拡充していくつもりです。
しかし現在、定例会議の種類が20近くもあるため、メンテナンスやセキュリティ管理が肝要となってきます。ですから、会議関係者には権限の付け方をあまり複雑化しないように要請しています。こうして社内の会議をどんどんペーパーレス化して行くことで、業務のスピードアップを図るとともに、紙資源やコピー機の電気使用量を削減することで、わずかながらもCO2排出削減に寄与しているのではないでしょうか。

●営業管理面の活用効果

同社の場合、モノを作ったり売ったりする普通の会社とは少し異なるので、なかなか営業管理面で活用するチャンスは少ないようだ。しかし今後は、アシストメッセージで《日々の通行台数》に関する情報をグループ会社間で共有するなど、営業管理面での活用機会も増えてきそうである。

●グループ会社間活用

現在、グループ会社とは1社（＝阪神高速サービス㈱：派遣、駐車場業務、パーキングエリアの管理、カード事業）だけが繋がっている状態である。これが今年度中にあと４社繋げる予定で、最終的には6社でグループ間活用する予定。これからは、掲示板などを使った、リアルタイムな情報共有による一体感の醸成が期待されている。

今後の課題とディサークル社への要望

現在、同社では、モバイル対応・新世代スマートフォン対応の充実を図りたいと考えている。そこでディサークル社に対しては、

平野氏：現状の対応ではまだまだもの足りない。次世代を見越して、スマートフォン対応の加速化を望みたい。

という要望が出されている。
日常点検業務や防災体制下などではどうしてもモバイルツールが必要になるので、セキュリティを保ちながらも、次世代スマートフォンなどのモバイルツールでPOWER EGGを活用できるよう、アプリケーション開発を進めて欲しいという要望が出されている。
こうしてお話しを伺っていると、導入からわずか5年にもかかわらず、阪神高速道路様にとって、いまやPOWER EGGは日常業務を推進するうえで、不可欠のツールとなっている。そして同社ならではの、ユニークな活用も増えている。それゆえに、ご担当から出される要望も現実的で対応を急ぎたい課題が多い。同社はPOWER EGGユーザ会にも積極的にご参加いただいており、他の企業様との意見交換にも熱心である。同社のような意欲的なお客様の存在が、POWER EGGの更なる進化を後押しするエンジンとなっており、非常にありがたいことと言えるだろう。