導入事例

朝日信用金庫 様

「庫内業務の情報一元化を実現。
全職員が活用し、ペーパーレス化と
業務効率向上に効果がありました」

大正12年の創立以来、地域社会の発展とお客さまの幸せへの貢献を理念に掲げて、活力ある街づくりに取り組んできた朝日信用金庫。
業務改革の一環としてPOWER EGGを導入したという同庫の背景と効果について、専務理事 三澤 敏幸氏、総合企画部ITイノベーション企画室長 横江 俊彦氏にお伺いしました。

背景・課題

・紙に依存した業務フローの見直しの一環で、業務に合ったグループウェアを探していた

・稟議や各種申請の処理に時間を要しており、ワークフローの電子化を検討していた

導入効果

・全役職員が利用する情報共有基盤として定着。通達類のペーパーレス化と情報共有が進んだ

・2週間ほど要していた稟議決裁が2日程度までに短縮。サービス向上にもつながった

・業務報告をデータベース化し、業務の属人化をなくす機会となった

今回の導入概要を教えてください。

業務改革の一環としてPOWER EGGを導入しました。今回導入した機能はグループウェア、汎用申請ワークフロー、Webデータベースの3つです。
導入決定後、本部にて試行運用を始めました。その後、ワークフローなどの導入効果を確認し、2018年11月より本部および営業店全店で稼動を開始しています。構築中のディサークルさんの協力には大変感謝しています。

情報共有基盤として定着

POWER EGGの導入効果を教えてください。

[グループウェア] 通達書類や会議書類のペーパーレスが進み、業務効率化の取り組みが加速

まず、全役職員がPOWER EGGを利用することで、通達の早期周知徹底が可能になりました。また紙による回覧を廃止し、紙の保管をやめることで保管作業の削減と保管スペースの開放も実現しました。
POWER EGGがイントラネットのポータルに位置付けられたことで、業務システムをはじめとする情報の一元管理が可能になりました。

専務理事 三澤 敏幸氏

役員会議ではタブレット端末でペーパーレス会議をしているのですが、これも会議資料や議事録などを保管できるPOWER EGGのような情報基盤を導入したからこそ有効に機能しているのです。
ペーパーレスが進み、個人の保管物を減らせれば、今後はフリーアドレスオフィスの実現などの下地も整ってきます。こうした取り組みを続けることで、今まで以上に立場や部門を超えて庫内で会話が弾むような環境の整備ができるものと考えています。
POWER EGGの導入で文書管理の電子化が進みましたので、RPAによる自動化もできるようになりました。これまでは担当者が手作業で行っていた日次帳票の集計や、外部文書をダウンロードして格納するといった業務を効率化するきっかけにもなりました。総じて様々な場面で効果が得られたと考えています。

[汎用申請ワークフロー] 稟議書の電子化とモバイル対応で意志決定の大幅なスピードアップを実現

本部内稟議書は完全に電子化を実現しました。従来は2、3週間かかっていた稟議決裁が、早ければ申請当日に決裁されることも珍しくなくなりました。平均でも2日程度となり、大幅な時間短縮を実現しています。
具体的な例をあげると、新商品を導入する稟議が申請された場合も、翌日には決裁状況が分かるようになっています。
2019年上期の実績を見ると、全部門で769件が審議されていますから、日数換算で、のべ6152日もの時短効果があったことになります。
お客様を待たせないフローの実現で、サービス・満足度の向上に貢献できていると考えています。
決裁の迅速化を実現したという観点では、役員が外出先からスマートフォンでPOWER EGGにアクセスできるようにしたのは大きかったですね。もちろん回線や認証などセキュリティには配慮しています。

[Webデータベース] 主要な報告業務を電子化し、業務の属人化リスクを防止

営業店から本部への主要な業務報告をPOWER EGGのWebデータベースへ移行しました。単発的な報告についても、汎用的に使える報告データベースで帳票を電子化しています。さらに、本部の受付通知先を担当者個人から複数人にすることによって、業務の属人化を防ぐように改善しました。
現在稼働しているWebデータベースは、30個ほどあります。具体的には、「海外送金の本部承認申請」や「営業店で使用する物品の請求」、「コンプライアンス関係報告」といった帳票類です。現場での運用においては、申請を受けて必要性を精査し、担当部署で作成を行なっています。
情報を一元化できるようになったことで、情報漏えいのリスクが下がりました。これまで紙でしか持ち運べなかった情報類が、POWER EGGから安全に参照できるようになったためです。

業務プロセス再構築にむけグループウェアの更改へ

そもそもPOWER EGGを導入した背景をお聞かせくださいますか。

2015年に構造改革プロジェクトという会議がありまして、業務プロセスの再構築を通じてお客さま満足度の向上と当庫の持続的成長の確保を目指そうということで、2017年度の長期経営計画要綱(新3ヵ年計画)での重点施策のひとつになりました。
業務改革を推進するうえで、以前から課題となっていたのがペーパーレス化です。例えば、本部から営業店に向けた方針や通達は、文書ファイルを電子メールで営業各店に配布し、営業店で紙に印刷して職員全員に回覧していました。これらの文書は内規で紙での保管が義務付けられていたため、保管や確認作業など、付帯業務が増えていました。
同様に、紙がベースの従来のワークフローでは、稟議を申請してから決裁が下りるまで2、3週間という時間がかかることが多々ありました。そのため、決裁を急ぎたい主幹部門では、電話をかけて稟議の書類がどこにあるのかを確認するといった、本来は不必要な労力を割いている状況がありました。
それでも書類の所在を確認できなければ、業務の見通しは不透明なまま。稟議を通る各部門も、稟議書をコピーして保存しなければなりませんでしたから、ここでも紙や手間のムダがありました。
解決の手立てをグループウェアに求めましたが、当時使っていたグループウェアは全職員分のライセンスがなく、一部の職員がメール主体で利用するのみ。
ライセンスを増やすか、新たなグループウェアを導入するかしなければ、業務改革が難しいという状況でした。

総合企画部ITイノベーション企画室長 横江 俊彦氏

今回、POWER EGGを選定したポイントを教えてください。

当庫の業務にフィットすることを要件に掲げて、既存のグループウェアを含め、複数のグループウェアを検討しました。最終的にはPOWER EGGと、もう1製品が候補に残りました。
ご提案の中で、POWER EGGは金融機関でトップクラスの導入実績を持つグループウェアだと伺いました。豊富な金融機関の事例を参考にできる下地があったのは、当庫としても安心材料でした。
その一方で、検討当初段階では、POWER EGGは、どちらかといえば提供されている機能をうまく使いこなすよう業務を合わせる印象がありました。
しかし、拡張性をもった柔軟なシステムであり、当庫の文化・業務にあった使い方ができそうだということで、機能面での懸念はなくなりました。

具体的に、どのような工夫をされたのですか。

当庫では、事務ミス等を報告する業務システムなど、グループウェア以外にも複数の業務システムが稼動しています。
こうした業務システムで進められている業務状況を確認するためだけに、わざわざ個別のアプリケーションを起動するが煩わしかったのです。

他の業務システムの情報をアシストメッセージに集約

POWER EGGには、様々な情報を画面内に通知してくれるアシストメッセージという機能があるのですが、ここに我々の業務システムの新着情報を表示させる仕組みをつくってもらいました。
具体的には、「オペリスク管理システム」「経費システム」「相続サポートシステム」といった各業務システムの情報を、アシストメッセージに集約して、すぐに状況がわかるようになりました。これにより見忘れ防止や、自ら情報を見に行かなくても情報に気づけるようになりました。

導入後、POWER EGGをどのように評価していますか。

本部および営業店の誰もが使えるわかりやすさは秀逸です。また、先ほども話があがったように、RPAによる業務効率化、モバイルワークとセキュリティの両立、ペーパーレスの定着といった効果につながったことも評価しています。
金融機関というのは、紙1枚を紛失するだけでも大問題に発展しかねない世界です。誰もがミスをしたくないはずですから、業務が楽になる・正確になるのならと、現場でもすぐに浸透していきました。

若手も巻き込んでIT利活用の推進役に

金融機関にとって業務変革は簡単ではないと思いますが、進める上でのコツはありますか。

当庫は歴史と伝統に支えられた金融機関で、それゆえに根付いた文化・風土があります。一方で、急速に変化していくお客様のニーズを捉え、発展していくためには、生産性向上にも待ったなしです。そういう背景にあって、つまりは、IT利活用による効率化・省力化は避けて通れませんでした。
そこでトップダウンで強力に推進するのはもちろん、ITに抵抗感のない若手職員にも先頭に立ってもらい、普及を先導してもらいました。
ハード、ソフトの両面を整備するのも重要です。当庫では、本店・営業店を含め、1人1台のPCを支給していますし、本部の役員・部長クラス、営業店の店長などには1台ずつスマートフォンも支給しています。
もちろん、現場での事情も勘案しなければ、定着は難しいものです。現場で旗を振れる人を確保して、検討や検証を繰り返しながら進めていきました。

今後のPOWER EGGの展開、ディサークルに対する期待をお聞かせください。

POWER EGGは当庫における業務改革の中心を担う存在になっています。活用を続けていくにあたっては、ディサークルさんのサポートにも期待をしています。これからも、よろしくお願いします。

企業プロフィール

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地域でもっとも信頼され、地域になくてはならない金融機関を目指し「地域密着」「顧客密着」に重点を置いて活動を展開しています。今後も地域の活性化や地域の持続的な発展に向けて、さらなる地域密着型金融の取り組みを推進。
「まち・ひと・しごと創生総合戦略」など、政府や各自治体の施策に呼応して、取引企業のライフステージに応じた課題解決に向け、努力してまいります。

名称 朝日信用金庫
本店所在地 東京都台東区台東2-8-2
創業 1923年(大正12年)8月
出資金 207億円
店舗数 66店舗(うち有人出張所5 インターネット支店1)
役職員数 1394人
預金 1兆7616億円
貸出金 1兆273億円
URL https://www.asahi-shinkin.co.jp/

取材:2019年3月末時点